Tesis Yönetiminde Risk Değerlendirmesi
Her işte olduğu gibi Tesis Yönetiminde de bir çok risk vardır. İyi bir Tesis Yöneticisi riskleri öngörerek gerekli önleyici ve düzeltici faaliyetleri hayata geçirmelidir. Tabi bunun için öncelikli olarak bir risk envanteri çıkarmalıdır. Peki yönettiğiniz tesisler için bir risk envanteri oluşturdunuz mu? Olası risklere maruz kalacak mevzuat, iş, olay ve sistemleri değerlendirmeye aldınız mı? Risklerin ne kadarını öngörebiliyorsunuz? Risklere maruz kaldığınızda, kriz masası kurabiliyor musunuz? Riskleri atlattıktan sonra bir öğrenme eğrisi çıkarıp sonraki olası riskler için eylem planları hazırlıyor musunuz? İşte tüm bunların yapılması için öncelikli olarak tesisinizde ki risklerin düzenli olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Riskleri eğer analitik tarafı güçlü bir ekibiniz varsa kendiniz değerlendirebilir veya risk değerlendirmesi için konusunda uzman bir firma ile de çalışabilirsiniz.
Risk Değerlendirmesi Nedir?
Bir tesisin inşaasından başlamak üzere işletme süreçleri dahil olmak üzere tüm yaşam döngüsü boyunca tehlikelerin tanımlanması, risklerin belirlenmesi ve analiz edilmesi, risk kontrol önlemelerinin kararlaştırılması, dokümante edilmesi, çalışmaların periyodik olarak güncellenmesi, risklerin bertarafı veya kabul edilebilir risklerin en aza indirgenerek yönetilmesidir. Risk değerlendirme birden fazla metot ile yapılabilir, burada tesisisin büyüklüğü, kuruluş amacı ve risk büyüklüğü metot tercihinde önemli rol oynar. Hangi metot kullanılırsa kullanılsın hepsinde amaç riski oluşturacak tehlikelerin tespit edilmesi, derecelendirilmesi ve riskin ağırlığına göre sıralanması ve önlemlerin alınmasını kapsamaktadır.
Risk Değerlendirmesi tesiste mevcut tehlikeleri ve ileride oluşabilecek tehlike kaynaklarını tespit ederek, tesiste çalışan sorumlu ekiplerinde fikirlerini alarak belirlenmesi ve ekip tarafından önlemlerin geliştirilmesi üzerine inşa edilmektedir. Ekip içinde salt çalışanlar değil aynı zamanda tesis paydaşlarının (sahiplerini) en az bir temsilcisinin bulunması mutlaka gereklidir.
Risk Değerlendirmesi sırasında tespit edilen tehlikelerin, tesise veya çalışanlara ne şekilde zarar verebileceği dikkate alarak olası riskler ele alınarak önem derecesine göre sıralanarak önceliklendirilerek risklerin olumsuz etkilerinin giderilmesine yönelik çalışmalar başlatılır. Risklerin yönetiminde temel amaç riskleri yok etmek olsa da, bunun mümkün olmadığı zamanlarda ise riskin mümkün olduğu kadar ve kabul edilebilir seviyeye düşürülerek güvenli çalışma alanları yaratmaktır. Risklerin olumsuz etkileri bertaraf edildikten sonra mevcut statü tekrar kontrol edilerek gözden kaçan ya da yeni ortaya çıkan risklerin olup olmadığı kontrol edilerek kayıt altına alınıp raporlanır.
Hangi konularda risk değerlendirmesi yapılır?
Risk Değerlendirmesi, bir tesisin yasal, finansal, operasyonel, süreç ve performans açısından maruz kaldığı tehditler olarak adlandırabiliriz. Herhangi bir riski belirlemek, derecelendirmek, değerlendirmek, önceliklendirmek, riskin kimleri ve nasıl etkilediğini ve hatta risk karşısında alınacak tedbirleri belirlemek gerekiyor.
Risk değerlendirmesi ülkemiz en çok İş Sağlığı ve Güvenliği için yapılırken, gelişmiş ülkelerde 360 derece risk değerlendirmesi yapılmaktadır. Bunların arasında işletme için kiralanacak lokasyonun statik riski, fiziki güvenlik riski, kira değeri riski, sözleşme riski, bütçe riski, enerji kesintisi riski, teknik altyapı riski, doğal afet riski, ödemelere veya kazançlara ait riskler, genel olarak finansman riski, çevresel mevzuatlara ait riskler, politik riskler, iklim riskleri, doğal afet riskleri, ticari riskler, yönetim riskleri, satın alma riskleri, malzeme kalitesi riskleri, proje uygulama riskleri, vergi riskleri ve diğer yasal mevzuatlara ait riskler olabilir.
Risk değerlendirmeleri genel olarak çevresel, sosyal ve yönetişim olmak üzere projenin yani tesisin veya incelenen sürecin etkisine ve büyüklüğüne göre kategorik olarak ayrılmakta veya entegre olarak değerlendirilmektedir. Bu noktada yönetişim kavramına yabancı olabilirsiniz. Yeri gelmişken özet olarak üzerinden geçmekte fayda gördüğümden; kısaca yönetişim nedir? sorusuna hemen cevap vermek istiyorum.
Yönetişim Nedir? ; Çok aktörlü ve etkileşimli olarak birlikte yönetmek üzerine ilişkileri içeren birlikte düzenleme ve birlikte yönetme amacıyla kamu ve özel sektörde tüm yönetim kademelerinin birlikte çalışmasıdır. Yönetişim mantıklı, paydaşların çıkarını ve gelecek vizyonlarını koruyan, katılımcı, şeffaf, hesap verebilir, proaktif ve etkin bir yönetim tarzıdır. Genelde üst yönetim ve yönetim kurulu için kullanılan bir kavramdır.
Risk değerlendirme sadece geçmiş performans ve süreçleri değil gelecek ile ilgili vizyon ve hedefleri de kapsayabilir. En fazla talep olan ve ihtiyaç duyulan risk değerlendirmesi genelde gelecek ile ilgili olanlardır. Örneğin bugün Covid19 ile ilgili bir çok tesis alt yapı ve çalışma tarzını değiştirmektedir. Bu da tesislerin üzerine kısa vadede yüksek maliyetler getirirken orta vadede belirsizliğe sebebiyet verebilir. İşte bu noktada gelecek vizyonu için sağlam bir risk değerlendirmesi yapılmalı ki bu değerlendirmeye yukarıda bahsettiğim çevresel, sosyal ve yönetişim olmak üzere entegre bir şekilde çalışma gerekmektedir.
Risk değerlendirmesi sonrası riskler ve risklerin ağırlıkları belirlendikten sonra bu riskleri yönetmek, bertaraf etmek ya da kabul etmek için bir yol haritası çıkarılır, mevcut süreçler iyileştirilir, kontrol noktaları arttırılır ve sıkılaştırılır. Tüm paydaşlar arasında riskler ile ilgili bilgi eksikliği ve kafa karışıklığı giderilerek sadeleştirilmiş herkesin anlayabileceği ve ortak bir noktada anlaşabileceği bir yol haritası çıkarılır. Böylece yönetimdeki kültürel farklar, iletişime engelleyen ya da yanlış yönlendiren eksik bilgiler giderilmiş ve işletmeyi ileriye taşıyacak yeni fırsatların araştırılması ve yaratılması için yönetime alan yaratacaktır.
Risk Değerlendirmesi Nasıl Yapılmalı?
Risk Değerlendirmesi için öncelikli kapsamı belirlemek gerekiyor. Bizim kapsamımız tesis yönetimi olduğu için tesis yönetimi faaliyetlerine giren ve faaliyetlerde etkilenen tüm süreçleri kapsayabilir veya öngörü olarak risk endişesi olan süreçler incelenebilir. Risk Değerlendirmesi için öncelikli olarak bir değerlendirme el kitabı oluşturulmalıdır. Tüm risk değerlendirme süreçleri anlık bir faaliyete değil sürekliliği olan sürdürülebilir bir metot ile inşa edilmelidir. Risk değerlendirmesi yapılırken ve raporlanırken sadece riskleri belirlemek değil aynı zamanda riskleri derecelendirmek gerekir. Bazı riskler kabul edilebilir ve yönetilebilir olurken bazı riskler ise kabul edilemez ve bir an önce riskin yaratacağı etkilere maruz kalmamak için planlama ve yol haritası oluşturulması gerekebilir. Risk değerlendirme süreci salt bir operasyon değildir, riskler değerlendirilirken tesiste ve işletmede risk kavramına ait kültür oluşur ve yapılan tüm uygulamalar için risk analizi ve ön değerlendirmesi yapılması yönünde farkındalık oluşması beklenir. Bazı risk değerlendirme süreçleri proje bazlı olurken yani değerlendirme sonrası proje tamamlandıktan sonra bitirilirken bazı risk değerlendirmesi ise artık tesis içinde süreklilik oluşturabilir. Örneğin kalite süreçleri süreklilik arz eden değerlendirme gereken bir operasyondur. Diğer taraftan tesis içinde yeşil alan yaratma ve koruma bir proje olup tamamlandıktan sonra ayrıca risk değerlendirme yapılmasına gerek olmayabilir.
Risk değerlendirmesine göre düşük performans gösteren tesisler ve tesis yönetim modelleri rakiplerine göre daha fazla zaman ve para kaybına uğrarlar. Bu da işletme süreçlerinde zorluklara ve sıkıntılara sebebiyet verir. Bir tesis işletme süreçlerinde yönetim temellerini sağlamlaştırmak, teori ile pratik arasında boşlukları kapatmak bir yandan verimlilik sağlarken diğer taraftan ise tasarruf sağlayacaktır. Ayrıca risk değerlendirmesi yapan tesisler ayrıca sadece verimlilik ve zamandan tasarruf sağlamayacak aynı zamanda itibar ve marka değeri de artacaktır.
Eğer risk değerlendirmesi ile ilgili tesisinizde analitik yönü kuvvetli, denetim tecrübesi olan personelleriniz varsa proje olarak dönemsel bir şekilde risk değerlendirmesi yapabilir veya ilk başta danışman bir risk değerlendirmesi uzmanları ile çalışıp risk değerlendirme alt yapısı kurup tesis çalışanlarına teslim etmesini sağlayabilir veya uçtan uca tüm risk değerlendirmesini tamamıyla danışman risk değerlendirme uzmanlarına yaptırabilirsiniz. Risk değerlendirme sürecini, bir tesisin elementer sigortadan sonra ikinci sigortası diyebiliriz. Tesisinizi sigortalatın ve risk değerlendirmesi yaptırın.
