Tesis Yönetimi Uygulama Talimatları ve İş Süreçleri
Bir tesiste, yönetim sistemleri oluşturmak için, uygulama talimatı, iş süreçleri, kontrol listeleri, görev ve ünite tanımlarına yönelik dokümantasyon yapılması sürdürülebilir tesis işletimi açısından son derece önemlidir. Yönetim sistemleri dokümantasyonu bir taraftan kişiye bağlı olmadan süreci kurumsallaştırırken diğer taraftan ISO gibi herhangi bir yönetim sistemine gerektiğinde hızlı adaptasyon sağlanabilir. Bu yazımızın konusu şimdilik herhangi bir ulusal ve uluslar arası yönetim sistemi standartlarına bağlı kalmadan yönetim sistemlerinin dokümante edilmesini kapsamaktadır. Öncelikli olarak temel yönetim sistemlerini tam olarak anladıktan sonra bu sistemlerin ulusal veya uluslar arası (TSE, ISO vb) yönetim sistemleri ile entegrasyonunu ele alacağız.
Tesis Yönetimi uygulama talimatları ve iş süreçlerini nasıl hazırlamamız gerekiyor?
Her tesis yönetiminin, organizasyon yapısı, tesis tipi ve faaliyet alanlarına göre farklı uygulama ve iş süreçleri vardır. Dolayısı ile her tesis esasında benzersiz olabilir. Uygulama talimatları, iş süreçleri, ünite ve görev tanımları gibi kurumsal süreçlerin faaliyete geçmesi için bir talep ve beklentiye ihtiyaç yoktur. Bir tesis yönetimi organizasyonu varsa veya organizasyon yapısı planlanıyorsa kurumsal süreçlerinde dokümante edilmesi gerekiyor. Tüm dokümantasyonlar, kişiden bağımsız kurumsal kimliğe uygun olarak ve sürdürülebilir bir şekilde yani çok sık güncellemeye gerek olmayacak şekilde hazırlanmalıdır. Tüm bu dokümantasyonlar ile, performans değerlendirilmesi, kriz yönetimi, iş süreçlerinin yönetimi, KPI yönetimi, SLA yönetimi, yasal uyumlaştırma ile birlikte ayrıca dış ve iç denetimlerin yapılabilmesi için önemlidir. Esasında tüm bu uygulama talimatı ve iş süreçlerinin genel karşılığı kalite politikasıdır.
Tesis Yönetimi, kalite politikası oluşturmak için en basit yol; yaptığını yaz – yazdığını yap felsefesidir. Tesis yönetilirken yapılan operasyonlara ait bir kayıt ve süreç yoksa önce süreç dokümante edilir sonra ise operasyona ait kayıtlar açılır. Tüm yapılan işlemler entegre bir sürece sahip olmalı ve dokümantasyonların bir biri ile bağlantısı toplam kalite yönetimi anlayışıyla yapılmalı. Bir nevi işletme el kitabı veya kaptanın seyir defteri diyebiliriz.
Tesis Yönetimi için örnek iş süreçleri ve uygulama talimatlarına ait doküman başlıkları
Tanımlar
- Ünite Tanımı
- Görev Tanımı
Listeler ve Formlar
- Kontrol listeleri
- Teslim tesellüm formu
Yönetmelikler
- Satın Alma Yönetmeliği
- Sözleşme Yönetmeliği
Süreçler
- Envanter Yönetim Süreçleri
- Sözleşme Süreçleri
- Sözleşme yönetimi
- Fatura ödeme süreçleri
Uygulama Talimatları
- Bakım işlemleri uygulama talimatları
- Acil Durum Yönetimi
- Hakediş kontrol ve kesin hesap işlemleri
- Bakım ve arıza işlemleri
- Gayrimenkul kiralama ve satınalma işlemleri
- İş bildirimi ve talep yönetimi
- Abonelik, depozito işlemleri
- Lokasyon açılış, nakil isim değişikliği ve kapanış işlemleri
- İnşat ve Proje işlemleri
- Depo Yönetimi uygulama talimatı
- Hurda ve ihtiyaç fazlası mazlemelerin satışı
- Güvenlik uygulama talimatı
- İSG uygulama talimatı
