Tesis Yönetiminde Veri Analizinin Önemi
Ölçemediğin şeyi yönetmezsin, kontrolsüz güç, güç değildir. Bu sözleri duymuş olabilirsiniz. İşte aynı kavramlar bir tesisin yönetimi içinde geçerlidir. Her bir sürece ait aktivitelerin başarısı için, analiz etmek ve sonuçlarını değerlendirip aksiyon almak bir tesis yöneticisini başarıya götürecek en büyük anahtardır. Bir işin yıllardır tesiste aynı şekilde yapılmış olması, o işin doğru olduğunu ispatlamaz. Eğer bir işin doğru olduğunu ispatlamak istiyorsanız mutlaka veri analizi yapmalısınız veya veri analizi yapacak insan kaynağınız yoksa tarafsız uzman bir ekibe de yaptırabilirsiniz.
Bir Tesis Yönetimi organizasyonunda operasyonel ve finansal olarak iki tane büyük performans hedefi bulunmaktadır. Bu iki büyük hedefin altında ise organizasyona bağlı olarak farklı hedefler bulunabilir. Örneğin operasyonel hedeflerin altına, çevresel hedefler, müşteri memnuniyeti hedefi, SLA hedefi vb. hedefler oluşturulabilir. Bu hedeflere alt kırılım olarak farklı alt hedefler koyabilirsiniz. Örneğin operasyonel hedeflerin altına, çevresel hedefler var diyelim. Çevresel hedeflerin altında ise, atıkların geri dönüşüm oranı, elektrik, su, doğalgaz, motorin tüketimlerinin azaltılması, çevresel lisansların alınması, karbon ayak izinin azaltılması gelebilir. Finansal hedefler ile ilgili alt hedefler de oluşturmak mümkün örneğin, tasarruf hedefleri, bütçe yönetimi hedefi, pozitif finansal katkı hedefleri olabilir. Diğer taraftan bazı hedefler kesişebilir. Örneğin finansal hedeflere bağlı olan tasarruf hedefinin alt kırılımına enerji tasarrufu hedefi koyduğumuzda çevresel hedeflerin alt kırılımı olan elektrik tüketimlerinin azaltılması hedefi kesişebilir. Böylece salt bir veriyi yani elektrik tüketimlerine ait veriyi analiz ettiğinizde sonuçları iki hedef için kullanabilirsiniz. Tüm bu hedefler için ölçme ve kontrol gerekiyor ki bu da verilerinizin varlığına ve doğruluğuna bağlıdır. Öncelikli olarak her şeyden önce sağlıklı veriler operasyonlara bağlı olarak eş zamanlı oluşturulmalı ve periyodik olarak analiz edilmelidir.
Artık dünyamızın veri çağında olduğunu kabul etmeliyiz. Verileri etkili bir şekilde toplamak ve kullanmak; tesisin performansını netleştirmek, verimsizliklerin ortadan kaldırılmasını sağlamak ve iyileştirmelere yönelik yeni fırsatlar keşfetmeyi sağlayacaktır. Doğru verilerin toplanması ve analiz edilmesi karar vericilerin daha doğru ve kesin kararlar almasını sağlayacaktır. Yanlış kararların verilmesi, potansiyellerin sınırlandırılması, fırsatların gözden kaçması, finansal sorunların ortaya çıkması ve her şeyden önemlisi ise itibarın zedelenmesi veri eksikliği veya veri analizlerinin yapılmaması sebebiyle gerçekleşmektedir.
Günümüzde tesislerinize ait verilerinizi, bağımsız denetimciler, yerel ve merkezi yönetimler, idari ve sosyal inisiyatifler çeşitli regülasyon ve uygulamalar için sizden talep edebilirler. Bu yüzden düzenli veri toplamanız, verilere hakim olmanız ve verileri analiz etmeniz başarı için artık bir zorunluluk haline gelmiştir. Aksi halde yasal olarak para cezalarına ve çeşitli yaptırımlara maruz kalabilirsiniz ki bu sadece para kaybına değil aynı zamanda itibar kaybına da sebep olabilir.
Bir diğer nokta ise veriler ile tesisin büyümesine yardımcı olacak finansal katkılardır. Örneğin günümüzde bir çok banka çevresel sorumluluk görevlerini yerine getiren tesislere ve işletmelere büyümeleri ve gelişmeleri daha ucuz ve kolay kredi sağlamaktadır. Eğer doğru ve analiz edilmiş verileriniz yoksa bu tip ticari kredileri almanız riske girebilir ve tesisi ileriye taşıyacak finansal kaynaktan mahrum kalabiliriz.
Bir tesisin varlığını ve tesis hizmetlerine ait performansını ileriye taşımak, verilerin toplanmasına, analiz edilmesine ve sonuçlandırılmasına bağlıdır. Operasyonel veya finansal verimlilik arttırıcı hedeflerin belirlenmesi ve hedeflere ulaşılması verilerin en iyi uygulamalar kullanarak analiz edilmesiyle gerçekleşir. Çünkü tüm hedefler bir tesisin paydaşlarını etkileyen dinamiklerdir. Tesiste çalışanlar, yatırımcılar, kiracılar, misafirler veya konaklayanlar yani tesis ile ilgili olan tüm herkes, tesis yönetimine bağlı performanstan etkilenen paydaşlardır ki, tesis ile ilgili tüm pozitif ve negatif etkileri doğru bir şekilde yönetmek veri analizine bağlıdır.
Verileri incelerken önemli KPI’ları dikkate almak çok önemlidir. Bu şekilde KPI’ları besleyen veriler analiz edilerek, yüksek maliyetleri, tedarikteki gecikmeleri, yasalar karşısında karşılaşılan cezaları, fazla ödemeleri, aşırı tüketimleri, tehlikeli atıkları, iç ve dış müşteri memnuniyetine yönelik sonuçları belirleyebilirsiniz. Bir tesisin verimliliğini etkileyen en önemli konulardan birisi ise alan yönetimi ve alan başına düşen maliyetlerdir. Alanda bulunan boşlukları ve atıl kısımları veriler ile tespit edebilir ve daha verimli alan yönetimi yaparak boşlukları doldurabilir ve birim alan başına düşen maliyetleri azaltabilirsiniz.
Bir tesiste, vizyon belirleme, ortak kültür oluşturma, değişimi başlatma, kaynak yaratma, memnuniyet arttırma, çevresel – sosyal – finansal uyum sağlama, sürdürülebilir – kesintisiz hizmet verme ve deneyim yönetimini geliştirme gibi pek çok konu için veri analizi yaparak tesisi veya işletmeyi en iyi noktaya çıkarmak mümkündür. Verilerinizi analiz edin, sonuçlarını etkili bir şekilde kullanın. Eğer bunu Tesis Yönetimi ekipleriniz yapamıyorsa mutlaka profesyonel ve bağımsız bir danışman ile çalışın.