Taşınma Yönetimi
Kurumsal bir şirkettin bayilerini / şubelerini kapatırken veya birleştirirken yapacağı taşınma operasyonları ile ilgili planlama ve sonrasında uygulama yaparken taşınma operasyonlarını yöneten iş kolunun diğer organizasyonlar ile iş birliğine yönelik konularını paylaşacağım.
Taşınma ticari tesislerde sadece İdari İşler veya Tesis Yönetimi faaliyetlerini yapan iş kollarının görevi değildir. Bu iş kolları taşınma için gerekli olan orkestrasyon ve koordinasyonu yapmak ile görevlidir. Bu kapsamda taşınma sırasında örneğin, taşınacak şube veya mağazada bulunan kıymetli evrakların merkezi yönetim tarafından ilgili iş kolu sorumluluğuna bırakılması gerekmektedir. Tesis Yöneticileri ise bu evrağın diğer işler ile bağlantılı olarak iletilmesini sağlamak ile sorumlu olabilir. Ama en nihayetinde Tesis Yöneticileri mağazada ki evrakların kıymetlerine yönelik bir değerlendirme yapması anlamlı olmayacaktır. Veya taşınma sırasında bozulması ve zarar görmesi muhtemel gıda, ila. vb. gibi ürünler varsa yine bu ürünleri sağlıklı koşullar altından nakliye edilmesi ilgili iş kolunun sorumluluğunda olması gereken konulardan birisidir. Yine Tesis Yöneticisi ancak bu taşınma operasyonunun diğer iş kolları ile arasındaki linki sağlamak ile yükümlüdür. Örneğin şube de ki elektriğin kesilmeden önce varsa gıda veya ilaçların öncelikli olarak taşınması konusunda iş kollarını bilgilendirebilir.
Taşınma kapsamında tüm operasyonların sorunsuz bir şekilde nasıl yapılması gerektiği ile ilgili ayrıntılı olarak aşağıda ki soru setlerinin cevaplanması ve bu cevaplara uygun olarak koordinasyon kurulması gerekmektedir. Böylece tüm riskleri öngörerek hızlı, kolay ve risk odaklı olarak taşınma sürecini yönetebilirsiniz.
Görevlerin Belirlenmesi
Taşınma öncesi görevlilerin belirlenmesi, taşınma sürecinin yönetimi açısından çok önemlidir. Sadece görevliler değil aynı zamanda belirlenecek olan görevlilerin ne iş yapacağının da ayrıntılı olarak belirlenmesi gerekir.
Taşınmayı sahada kim koordine edecek?
- Taşınma ile ilgili elektrik sistemlerinin demontajını kim koordine edecek ve bu demontajları hangi firma yapacak?
- Taşınma ile ilgili mekanik sistemleri (klima, havalandırma, kombi, kazan vb.) kim koordine edecek ve bu demontajları hangi firma yapacak?
- Taşınma ile ilgili mimari malzemeleri (masa, dolap, koltuk vb.) kim koordine edecek ve bu demontajları hangi firma yapacak?
- Taşınma ile ilgili BT ekipmanların (PC, printer, sunucu, telefon santrali vb.) kim koordine edecek ve demontajları hangi firma yapacak?
- Taşınma sonrası temizlik (kaba temizlik) kim koordine edecek ve temizliği hangi firma yapacak?
- Nakliye ve depolama işlerini hangi firmalar yapacak ve kim organize edecek?
- Taşınacak ürünlerin nereye gönderileceğine (başka bir şube/lokasyon, merkez, depo, lojistik vb) kim karar verecek ve takibini yapacak?
Tüm yukarıdaki soruları cevapladığımızda esasında taşınma ile ilgili görev dağılımı ve planlamayı yapmaya başlamış oluyorsınuz. Daha sonra taşınma kurum içinde taşınmanın yapılacağına dair bir duyuru yapmanız gerekecektir ki taşınma ile bağlantılı iş kollarının da bu süreçten haberdar olması gerekmektedir. Duyurusu hazırlanırken kimin ne zaman hangi işi yapacağını detaylı olarak yazılmalı. Böylece taşınma sırasında farklı görev alan kişilerin kendi aralarında koordinasyonu güçlendirmiş olursunuz.
Eğer ilk defa taşınma operasyonuna katılan ekip veya firma varsa görevleri çok detaylı yazılması operasyonel sorunların çıkmaması için faydalıdır. Daha sonra aynı ekipler ile taşınma operasyonları yapılmaya devam ettikçe duyurularda aşırı ayrıntılı olarak görevlerini ayrıca yazmanıza gerek yoktur. Çünkü her defasında aynı konular çok ayrıntılı olarak yazılması durumunda bu defa gerçekten ilgili taşınmaya ait önemli başlıklar gözden kaçabilir. Taşınma organizasyonuna ait paydaşlara ileteceğiniz duyuru içeriğinin optimum tutulması bu kapsamda önemlidir.
Taşınma yönetimi ile ilgili olarak farklı makalelerime de göz atabilirsiniz.
