Kiralık Ticari Gayrimenkulün Kontrat İptali ve Boşaltma Süreci

Çok şubeli bir ağa sahip kurumsal bir yapınız varsa lokasyonlar (şubeler) için bir kiralama süreciniz de olmalı. Lokasyon bakma, gayrimenkul sahibi ile anlaşma, kira kontratının yapılması, noter onaylarının alınması, elektrik, su, doğalgaz, telefon, data aboneliklerinin yapılması, tasarım ve dekorasyon projelerinin ortaya çıkarılması, müteahhitlerin ayarlanması, yıkım söküm işleri ve sonrası tadilat süreçlerinin gerçekleşmesi, tadilat sonrası temizlik ve lokasyonun açılışının yapılması ayrıca tüm yapılan masraflara ait hakedişlerin kontrolü, onaylanması ve yüklenicilerinin faturalarının ödenmesi ve tüm süreçlerde iş güvenliği, vergi, belediye, itfaiye, kaymakamlık, valilik ve diğer kamu kurumlarına işin niteliğine göre başvuruların yapılması gerekir. Diğer taraftan kira kontrat süresinin dolması veya erken kiracılıktan ayrılmak gerektiği durumda ise süreç yine yukarıdan aşağı aynı akışla ama yapılanların tam tersine ilerliyor. Bu makalede, kiralık ticari bir gayrimenkulün boşaltılması sürecini tamamen Emlak Yönetimi operasyonları kapsamında detaylı olarak ele alacağız.

Ticari gayrimenkulün boşaltılmasına yönelik kararının verilmesi

Öncelikli olarak kiralık bir ticari gayrimenkulün boşaltılması ile ilgili sebepleri tespit etmek gerekir. Dolayısı ile ticari bir gayrimenkulü boşaltmadan önce sebeplerin ortaya sürülmesi, karar verilmesi ve yönetim tarafından onaylanması gerekmektedir. Genelde bir ticari gayrimenkulün boşaltılmasının sebepleri, gayrimenkul sahibi ile anlaşmazlık, kira kontrat süresinin dolması veya kontratı uzatmaya engel durumlar oluşması, kiralık ticari gayrimenkuldeki operasyonlara artık ihtiyaç duyulmaması, kiralık ticari gayrimenkulden beklenen kârlılık gelmemesi, kiralık ticari gayrimenkulün deprem ve diğer afetlere karşı dayanıksız olması, kiralık ticari gayrimenkulün kentsel dönüşüme maruz kalması, yönetim tarafından alınan stratejik kararla bölgesel olarak çekilme, yada organizasyonun küçülme kararı gibi sebeplerle kiralık bir ticari gayrimenkulün boşaltılmasına karar verilir.

Noterden ihbar ve ihtarname gönderilmesi

Karar verildikten sonra noter marifetiyle kontratın iptaline yönelik fesih ihtarnamesi hazırlanır ve noter marifeti ile ticari gayrimenkul sahibine tebliğ edilir. İhtarnamede; ihtarnameyi keşide eden kişi olarak kiralayan kurum (adres olarak genel merkez) , muhatap ise kiraya veren kişidir. İhtarnamenin konusu ise; kira sözleşmesi ile bir cümle ek sözleşmelerinin fesih ihbarının havidir. İhtar açıklamasına öncelikli olarak ticari gayrimenkulün ne iş amacıyla kullanıldığı yazılır, sonrası gayrimenkulün adresi, ada parsel numarası, arsa payı ve bağımsız bölüm numarası metin içinde yazılarak kira başlangıç süresi ile paragraf tamamlanır.

İkinci paragrafta ise kira kontratında yer alan fesih maddesine atıf yapılarak ve o maddenin verdiği yetkiye dayanılarak; kira başlangıç ve fesih tarihleri yazılarak feshedildiğine dair cümle yazılır. (genelde fesih tarihleri, taşınma işlerinin süresi sebebiyle, noter işlemlerinin yapıldığı tarihten 1-2 ay arası ileri tarihli olur) Fesih tarihi esasında feshedene kalmış bir durumdur, erken tarih yazarsa erkenden boşaltabilir, fakat erken tarih yazılmasına rağmen gayrimenkul boşaltılmazsa hukuki olarak dezavantajlı bir sürece girilir. Ayrıca ilave bir madde olarak taşınmaza ait anahtarların teslim edilmesi için bir tarih ve saat belirlenerek anahtarı teslim edilecek yer yazılır (bu yer genelde kiralanan gayrimenkuldür) ayrıca gayrimenkul sahibi (kiralayan) anahtar teslim almaya gelmezse anahtarın notere teslim edileceği belirtilerek ihbar ve ihtar yapılır. Sonraki sayfalarda ise kurum yetkilerinin kimlik bilgileri noterlik usulünce yazılır ve daha sonra noter marifeti ile ihtarnamenin gönderimi yapılır.

Taşınma işleri

Taşınması planlanan kiralık ticari gayrimenkulde bulunan mobilya, sandalye, koltuk, dolap, halı, mutfak malzemesi, hijyenik malzemeler ve diğer tüm mobilyalar alınarak yeni lokasyona ya da depoya kaldırılır. Kullanılmayacak durumda olanlar varsa ve envantere dahil ise tutanak tutulur ve hurdaya çıkartılır. Bilgi işleme ait sistem ve cihazlar ise bilgi işlem uzmanları tarafından demontesi yapılarak depoya kaldırılır veya varsa yeni kiralanmış lokasyonda kurulumlar yapılır. Gayrimenkulde jeneratör, regülatör, enerji panoları, kazan, pompa, kombi vs. elektrik ve mekanik malzemeler varsa demontajı yapılarak depoya kaldırılır. Eğer teknik malzemeler hurda niteliğindeyse, defter değeri ile birlikte satış değerinin tespiti ve yönetim onayı sonrası muhasebe onay ve kayıtları alınarak yerinde hurda satışı gerçekleştirilir. Yine aynı şekilde mobilya vs. ihtiyaç fazlası ise yönetim onayı alındıktan sonra okul, emniyet vs. kamu kurumlarına bağış yapılır. Demontaj işlemleri sırasında yapıya hasar verilmesi ve daha sonrada onarımı yapılması söz konusu olursa fayda maliyet analizine göre mobilyaların ve teknik malzemelerin demontajı yapılır veya demontaj maliyeti yüksek faydası düşükse yerinde ilgili malzemeler gayrimenkule bırakılır. Özellikle pompa veya ana enerji besleme panoları yerinde bırakılması sonraki doğması muhtemel teknik, idari ve hukuki sorunların önüne geçecektir. (Örneğin pompa sökülür, enerji panosu sökülür ve yoğun yağış sırasında lokasyon su basabilir. Pompa ve elektrik olmadığı için gayrimenkul sahibi bundan zarar görebilir) Dolayısı ile bu tür sistemleri demonte edecekseniz en azından daha sonradan gayrimenkul sahibi zarar görmemesi için, sökülen malzemenin ikamesini sağlaması yönünde iyi niyet çerçevesinde gayrimenkul sahibine bilgi verilmelidir.

Temizlik işleri

Taşınması gerçekleşen ticari gayrimenkuldeki mobilya ve teknik malzemeleri demontajları ve taşınma işlemleri akabinde doğacak muhtemel küçük sıva boya işlerinin tamamlanması sonrası, temizlik ekipleri yönlendirilerek ve kaba temizlik yapılır. Neticede taşınma sırasında bir çok çer-çöp çıkmakta ve gayrimenkulün içi pis ve kullanılmaz hale gelmektedir. Bu da gayrimenkul sahibine ek maliyet, zaman kaybı ve nihayetinde mağduriyet yaşamasına sebep olmaktadır. Gayrimenkulden taşınma sonucu oluşan herhangi bir moloz, çöp vs. bırakılmamalı ve genel temizliği yapılmalıdır.

Fotoğraf ve kamera

Gayrimenkul temizliği yapıldıktan sonra her bir bölümü fotoğraflanmalı ve tüm fotoğraflar elektronik olarak klasör içine alınarak arşivlenmelidir. Ayrıca aynı zamanda çekim yapılan günün gazetesi alınarak ve gazetedeki tarih bilgisi görüntülenerek boşaltılan gayrimenkulün videosu çekilmeli ve yine fotoğrafta olduğu gibi elektronik ortamda klasör içine alınarak yedeklenmelidir. İleride doğabilecek anlaşmazlıkların çözümü için, bu fotoğraf ve videolar delil olarak saklanmalıdır.

Anahtar Teslimi

Noter marifeti ile mülk sahibine gönderilen ihtarnamede belirtilen anahtar teslim tarihinde, mülk sahibine anahtarı teslim edecek kişi belirtilen yer ve saatte bulunarak mülk sahibine anahtarı teslim eder ve anahtar teslim tutanağı oluşturularak karşılıklı imzalanır.

Anahtar teslim tutanağına; noterde ve kontratta belirtilen adres ve anahtar teslim tarihi yazılarak, (aynı zamanda tahliye tarihidir); tahliye edilerek, her türlü kusurdan ari biçimde hasarsız, kullanıma elverişli, boş ve anahtarları ile birlikte kiralayana teslim edilmiştir yazılır.

İkinci paragrafa ise yine anahtar teslim tarihi yazılarak bu tarihten itibaren, eski hale iade dahil doğmuş ve doğacak herhangi bir borç ve yükümlülüğünün kalmadığını, her ne nam altında olursa doğmuş ve doğacak herhangi bir kira, tazminat ve sair hak ve alacaklarının bulunmadığını, boşaltma tarihi sonrası herhangi bir kira bedeli talep etmediğini, bahse konu bu süreye ilişkin kira bedeli alacağından peşinen feragat ettiğini ve kiracı olarak olarak zimmetini en geniş şekilde ibra ettiğini gayrikabili rücu olarak beyan, kabul ve taahhüt eder diyerek tutanak tamamlanır. Tutanak altına yine tarih ile birlikte tanzim, imza ve teati edilmiştir yazılarak kiracı ve kiraya veren başlığı altında kişilerin isimleri yazılarak imza edilir.

Aboneliklerin iptali

Gayrimenkulün terki sonrası, daha önce yapılmış olan tüm abonelikler iptal edilmelidir. İptaller sonrası güvence bedelleri varsa kurumlardan alınmalı ve muhasebe banka hesabına yatırılmalı veya elden muhasebe kasasına teslim edilmelidir. Ayrıca iptaller sırasında aboneliklere ait ceza veya ek borç çıkmış ise borçlar ödenmelidir. Kablo TV, internet hizmeti, data, tv uydu aboneliği, uydu veri aboneliği, elektrik, su, doğalgaz vb. tüm aboneliklerinin iptal evrakları elektronik ortamda klasör içine alınmalı ve fiziki evraklar saklanmalıdır. İptaller sonrası varsa kurumların otomatik ödeme talimatları iptal edilmelidir.

Kiralık bir ticari gayrimenkulün, kontrat iptal süreci, temizlik süreci, fotoğraf ve video kayıt süreci, anahtar teslim süreci ve aboneliklerin iptal süreçlerini genel mantık ve akışı doğrultusunda manuel bir süreç olarak açıklamış olsam da, tüm bu süreçleri uçtan uca gayrimenkul yönetimi yazılımları ile otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz. Belki 20’ye yakın gayrimenkulü manuel olarak rahat bir şekilde yönetebilirsiniz ama gayrimenkulleri sayısı attıkça manuel yönetim için daha fazla iş gücü, kontrol, koordinasyon ve onay süreçleri gerekecektir.