Küresel Piyasada Kira Yönetimi

Eğer global bir iş yapıyorsanız dünyanın birçok ülkesinde kiraladığınız gayrimenkuller olabilir. Peki bu gayrimenkulleri kira ve kontrat yönetimini nasıl yapıyorsunuz? Kontratların fotokopisini dosyalayıp aylık aidat ve kiraları excel dosyalarla mı takip ediyorsunuz? Eğer öyleyse muhtemelen çok büyük süreç ve maliyet fırsatlarını kaçırıyorsunuz. Çünkü mevcut operasyonları yapmaktan gelecek ile ilgili planlama ve öngörü çalışmalarına muhtemelen vakit ayıramıyorsunuzdur.

Çoğu şirket, yurt içi kiraladığı veya kiraya verdiği gayrimenkul portföylerini ve harcamalarını sağlam bir şekilde yönetmenin bir yolunu bulurken, genellikle uluslararası lokasyonlarında önemli veri boşlukları olduğu bilinir. Bunun başlıca nedeni, düzenli inceleme, girdi ve değişim yönetimini teşvik edecek benzer süreçler ve küresel meslektaşlar arasındaki iletişim eksikliğidir. Bu zorluklar zaman, dil ve ölçüm farklılıkları nedeniyle daha da karmaşık hale gelir. Sonuç, raporlama ve masraf takibini yapan eksiksiz bir merkezi bilgi ve belge kaynağının olmamasıdır.

Bir gayrimenkul portföyünün proaktif ve kapsamlı yönetimi için tüm küresel ayak izini bir araya getirmenin ve izlemenin çok önemli olduğuna şüphe yoktur  Peki verileri, belgeleri, bilgileri ve faaliyet döngülerini birleştirmek için neler yapılmalı? 

Küresel Kira Yönetimi İçin Neler Yapılmalı?

Yurtiçi yani yerel kiralama operasyonlarında olduğu gibi, yurtdışı kiralama operasyonları içinde planlama her şeydir. Sürece yaklaşım ve taraflar arası iletişim, gelecekteki ilerlemenin inşa edileceği kritik ilk adımlara rehberlik eder. Süreçler üzerinde düşünerek ve yöntemleri ve araçları yeniden kalibre ederek, konsolidasyon ve doğrulama için kafa karışıklığını, sürece karşı gelenekselci direnci ve döngü sürelerini azaltmak gerekir. Yurt dışı gayrimenkul kiralama süreçlerine ait prensipler şunları içerir:

Araştırın ve kategorize edin – İlk gayrimenkul listelenmesi için ne kullanılırsa kullanılsın, bölgeye, ülkeye ve yerel yöneticiye göre ayırın. Bu ayak izini bilen ve eksik konumlar, kapalı konumlar, boyut veya kiranın yanlış belirtilmesi gibi kolayca önlenmesi gereken hataları hızla tanıyabilen birinden doğrulamasını isteyin. İsteği, projeyi ana hatlarıyla belirten, acil görevi tanımlayan ve gelecekteki süreç uyumluluğunu ön plana çıkaran bir parça halinde iletin.

Tam Yol Haritasını Düşünün – Paydaş talepleri için, organizasyon genelinde not gönderirken “Altın Kuralı” uygulayarak, böyle bir talebi önceliklendirmeye yardımcı olmak için bizi neyin motive edeceğini düşünmenizi öneririz. Organizasyonel amaç ve hedefleri, her bir işletme grubuna faydaları ve onlara iş işlevlerinde yardımcı olacak yeni araçları aktaran iletişim parçaları üreterek, önceki taleplerden bıkmayan yeni bir kurucu grup oluşturun ve muhtemelen “ademi merkeziyetçi” kalmaya yönelik bir örgütsel önyargı olacaktır. Raporları Ülkeye göre düzenleyin ve yerel para birimini ve ölçü birimlerini yansıtmaya dikkat edin. Hatta takip sisteminizde yerel para birimi, konvertıbıl para birimi ve ülke para birimlerini anlık olarak çevrilmesini sağlayın. Örneğin Hindistan’da bir gayrimenkul kiralıyorsanız, süreç yönetim ekranında rupi, dolar ve TL birimlerini anlık çevirmeli.

Veri Toplama Seçeneklerini Dikkate Alın – Temel konumlar ve veriler bilindikten ve yansıtıldıktan sonra, bu bilgi kümesini genişletmek ve iyileştirmek için birkaç yöntem gerekebilir. Standart bir yönteme sahip olmak için yalnızca tek bir yöntem kullanıldığında sistem düzgün çalışır ama ek veri toplama seçeneklerine açık olmazsa gözden kaçan verileri dikkate almama olasılığı artar. Aşağıdaki yöntemlerin tümü masada olmalıdır:

Yerel Yasalar ve Gelenekler – Bazı şirketler bunu politika olarak zorunlu kılar ve bu onlar için en iyi uygulama olabilir, ancak çoğu zaman kira belgelerinin kendileri, harcama kalemleri, değişiklikler veya son kullanma tarihlerini dikkate alırken bilinmesi yararlı olan yerel yasaları veya kabul edilen gelenekleri belirtmez.
Yabancı Dil  – Yurtdışı kiralama işlemleri için yabancı dil çok önemli. Dolayısı ile aynı şekilde kira operasyonlarını kurgulayacağınız sistemin yine iki dilli olması operasyon açısında oldukça kolaylaştırıcı bir yöntem olabilir. Bu noktada anahtar veri öğeleri talep edildiğinde hangi formatta (dilde) sağlanması gerektiğini çok iyi belirlemek gerekir. Örneğin Hindistan’da kiralama yapıldığında ilave hangi dil sistemde olmalı bunun kararı verilmeli. Günümüzde çeviri ile iglili 3. parti destek veren bir çok software firması olsa da ikiden fazla çoklu dil seçeneği süreci yönetme noktasında zorlayabilir. Optimum dil her zaman daha iyidir.
Yerel Veri Toplama

 – Bu yöntem, Global Özet formunun alınmasını ve yerel yöneticinin kiralama hakkında bilgilerini sağlayabileceği bir çevrimiçi veri toplama yöntemi oluşturmayı içerir. Temel veri unsurları (Tarihler, Kur ve Farklı Seçenekler) diğer yöntemlerden biriyle belgelere göre incelenebilir, ancak bu yerel veri toplama, konumu nasıl kullandıkları ve iş biriminin ne olduğu dahil olmak üzere, kira sözleşmesinde olmayan bilgileri kullanabilir. Genellikle bu, saha yöneticisinin kendi “hikayesini” kendi sözleriyle anlatmasına izin veren açık uçlu bir alan içerir. Daha sonra, veritabanının bu çabayı kısıtlamasına sahip olmak yerine, hikayeleri veritabanını nasıl etkilediğine göre yorumlanabilir. Özet olarak free tex yorum yazılacak alanlar, süreç yönetim ekranında mutlaka olmalı.

Bir Süreç Oluşturun – Devam eden veri ve gider takibi hiç bitmeyen bir “proje” olarak görülmemelidir. Artık verileri toplamak için iyi anlaşılmış ve kabul edilmiş bir yöntem olduğu ve yerel yönetici süreci ve faydaları gördüğü için, yeni bilgilerin (veriler, belgeler ve faturalar) düzenli olarak gönderilmesini sağlamak için aylık bir döngü oluşturmak doğal bir uzantı haline gelmeli. Böylece güncellemeler yormadan yapılabilir. İşte bu nokta sağlam iletişim ve süreç oluşturmanın meyvesini vermeye başladığı yerdir. Elbette, her kuruluş, yerel yöneticinin veri tabanıyla arayüz oluşturmasını (kendi güncellemelerini gerçekleştirmesini) veya merkezi işlem için (kira idaresi ile) göndermesini talep etme derecesi açısından farklılık gösterecektir, ancak sonuçlar büyük ölçüde iyileştirilmiştir. Devam eden doğruluk ve süreç uyumluluğu, süreçteki bir sonraki adımda doğrulanır.

Sorunları ve Fırsatları Tanımlamak için Raporlama ve Ölçümü Kullanın – Veritabanını oluştururken oluşturulan “temel koşullardaki” her türlü değişiklik günlüğe kaydedilmeli ve izlenmelidir. Ölçümlerin ve metriklerin dayandığı mutabakat öğelerini oluşturacaklar. Belirli yönetim raporları veya gösterge tabloları sık sık güncellenmese bile bu aylık bir süreç olmalıdır. Bu küresel raporları oluşturmak, veriyi çarpıtabilecek her şeyi dikkate almak zorundadır. Çünkü şu anda rapor edilenlerde birçok potansiyel varyasyon olabilir. Bu varyasyonlar tek başına mükemmel derecede iyidir, ancak tüm farklı “tür” varyasyonlarla karıştırıldığında, potansiyel olarak yanlış bir hikaye anlatma riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Yanlış raporlarda sıkça karşılaşılan durumlar genelde şunlardır:

Eksik Alan Ölçüleri – Bazı ülkelerde yapı ve tesislerin görüntü ve alan büyüklüğünü yani birim olarak metrekareyi açıkça belirtmez. Yerel yöneticiden makul bir tahmin talep etme eğiliminde olunmalı ve bu alanı boş bırakmak yerine bu tahmini dipnot yazılmalı.

Karma Kullanım – Ofis alanına depo alanını dahil etmek ölçümleri çarpıtır. Ancak bu küresel kiralamalarda kullanımla ilgili bir alan bozulması yansıtılmazsa bu çarpıtma daha fazla olacaktır. Yani kullanıma yönelik alanların dikkatle değerlendirilmesi ve doğrulanarak sisteme girilmesi gerekir.

Para Birimi, Ölçü ve Tarih Biçimleri – Bu maddelerle ilgili dipnotlar bulunmadığından, herkes kendi biçimi açısından düşünme eğilimindedir. Tüm genel raporlar, dönüşümlerin mevcut olup olmadığını netleştirmelidir. Para birim, alan ölçü birimi ve tarih biçimleri çok net bir şekilde belirtilmeli ve vurgulanmalıdır.