Ana Kiracı ve Alt Kiracı Yönetimi

Yıllar geçtikçe, birçok şirketin, isteksizce devretmek zorunda kaldıkları şeyleri verimli bir şekilde yönetmek için mücadele ettiklerini görürüz. Spesifik olarak, taşınan alandan gelir elde etme yeteneği veya uyumu sağlamak için gereken zaman ve enerji, aynı zamanda birincil bir emlak stratejisini yürütürken, en iyi ihtimalle verimsiz hale gelir veya en kötü durumda kaybolur. Bir sübvansiyona sahip olmanın değişken kullanım maliyetlerinden tasarruf etmenin ve muhtemelen bir kayıp durumu kısmen etkisiz hale getirmenin bir yolu olduğu varsayımında birkaç talihsiz gerçek gizlidir. Ne yazık ki, kiralama “en iyi niyetle” başlar, ancak (kiralayan) LESSOR  kira gelirinden, dahası ise  (kiracı) LESSEE ise kira giderine yönelik bir organizasyonda kaybolur. Bir (alt) kiracıyı yönetmenin getirdiği pek çok zorluk vardır, bu kiracı mülkü kiraladığınızda kasıtsızdır veya sağlık şirketlerinde olduğu gibi kiracının kasıtlı bir kira veya mülk sahibi olduğu durumlarda.

Kasıtsız Bağımlı :

Çoğu şirket, alt kiralamalarla başa çıkacak donanıma sahip değildi. Dolayısıyla ilk etapta onlardan para kaybederler ve daha da kötüsü toplayabildikleri her şeyi toplamada başarısız olurlar. Çünkü gayrimenkul sahibi gibi çalışmak için iyi bir sistemleri yoktur. Ticari bir gayrimenkul sahibi veya ev sahibi acentesi için (emlak yönetimi) otomatik olan şey (alacak hesaplarının faturalandırılması, izlenmesi, toplanması ve kaydedilmesi, fazla alanın ölçülmesi ve gayrimenkul sahibi ile kiracı arasındaki yükümlülüklerin filtrelenmesi ve araştırılması için iyi bir sisteme sahip olmak gibi şeyler) sürekli artan bir liste haline gelir. Kaçırılan fırsatlar ve önceliklendirilmesi zor olan birçok takip edilecek görevler vardır.

Kasıtlı Alt Kiracı :

Kiralamada uzmansanız veya mülke operasyonel amaçlarla (veya hatta bazen bir Franchiser olarak) sahipseniz, kasıtlı bir gelir kiralamasına sahip olursunuz. Örneğin, hastane veya tıbbi ofis binalarında kiracı bulunan sağlık hizmetleri şirketleri için, mülk sahibi ile kiracı arasında yakın bir ilişki sürdürme zorunluluğu da vardır. Gayrimenkul sahibi için, kira gelirinin portföyün finansal performansı ve işletme operasyonu üzerinde daha da büyük bir etkisi vardır. Öyleyse etkili bir gayrimenkul muhasebesi işlevi yürüttüğünüzden ve proformalara uydurabildiğinizden nasıl emin olabilirsiniz?

Kiralamada Yaklaşım Ne Olmalı? :

Alt kiracının kasıtlı veya kasıtsız olup olmadığı, kira sözleşmesindeki ekonomik ve stratejik yükümlülükleri yönetmek için verimli bir süreç oluşturmaktır. Kiralama ve Gayrimenkul Yönetimi Şirketlerinin son derece iyi yapabileceği bir şeydir. Çünkü zaten bunu yapmak için uzmanlaşmış çalışan, süreç ve teknolojiye sahipler. 

1. Sorumlulukları yerine getirin: Gayrimenkulü, terk eden veya yeni kiralayan iş grubuna bırakmak, fırsatları kaçırmanın ve işlerin nerede olduğunu asla gerçekten bilmenin kesin bir yoludur. Yani fırsatları kaçırmak istemiyorsanız sürece sahip olun ve yönetin.
2. Alt kiralama belgelerini iyice soyutlayın: Çeşitli yükümlülükleri (idari, muhasebe ve diğer) detaylandırmak için açık ve kısa bir yazılı kaynağa (dokümanlara) ihtiyaç vardır.
3. Ana Kiralama ve Alt Kirayı birbirine bağladığınızdan emin olun: İki sözleşme arasında yükümlülüklerin uzlaştırıldığından ve ana kirada bir masrafınız olduğunda, alt kiracıya uygun şekilde aktarıldığından emin olun.
4. Paylaşılan veya tahsis edilen harcamaları göz önünde bulundurun: Otopark, güvenlik, temizlik, diğer olanaklar ve hatta yardımcı programlar, ayrıştırılmadıkları için, aylık faturalandırmalarda paylaşılmalarının göz ardı edilmediğine emin olun.
5. Aylık faturalar gönderin ve sistematik tahsilat çağrıları yapın: Tahsil edilmeyen alt kira geliri, gecikme ücretleri ve temerrüdün yönetilmesi hızlı bir şekilde kontrolden çıkabilir ve yasal sorunlar ve maliyetler veya uyum riskleri yaratabilir.

En İyi Uygulama Önerileri:

• Program Uygulama : Hem temeldeki ana kiralama portföyü hem de ortaya çıkan alt kiralamalarla bir elden çıkarma (boşaltma) programı oluşturun ve yönetin. Bu süreç, alt kiralama “gelirinin” maksimize edilmesini ve faturalandırılıp tahsil edildiğinde doğru şekilde kaydedilmesini sağlar.
• Kira Özeti / Yönetimi : Ana kiralama ve alt kiralamadan uygun verilerin çıkarıldığını ve uygun şekilde bağlantılı olduğunu, yükümlülüklerin iki sözleşme arasında uzlaştırıldığını ve yönetildiğini kontrol edin.
• Alt Kira Özeti Oluşturma : Alt kiralama özetleri, gerekli sigorta ve bakım gibi ana kiralama özetinin bir parçası olmayabilecek yeni maddeler içerebilir. Çünkü artık kira sözleşmesini kiralayanın bakış açısıyla yönetiyorsunuz. (Örnek; alt kirayalanın klima bakımlarını ana kiralayan yaptırıyorsa, ana kiralayan alt kiralayanın aylık aidatına klima bakım ücretini eklemeli)
• Veritabanı Uygulaması : Verileri ve belgeleri verimli ve tekdüze bir şekilde yönetimi ve faturalandırması / bir veritabanında toplamayı kolaylaştırabilecek bir şekilde araya getirilmesi, güncel teknolojilerden yararlanmanın harika bir yoludur.
• Finansal İnceleme ve Finansal Kontrol : Alt kiralama bir süredir mevcutsa, geçmişteki çatışmaya konu faaliyetleri uzlaştırmak ve ödenmemiş bakiyeleri araştırmak çok mantıklı olabilir. Daha önce tespit edilemeyen, olaylara yönelik milyonlarca tutarda bedeli geri kazanın Tesis Yöneticileri var.
• Rutin Faturalama ve Tahsilat : Alt kiralamadaki yükümlülüklerin yanı sıra, Ana kira sözleşmesinin gerektirdiği yükümlülüklere bağlı olarak, alt kiracıya aylık bir fatura iletin ve ödemeleri hatırlatın. Ödeme makbuzlarını takip edin ve statüsüne uygun şekilde yönlendirin. Kararlaştırılan sürenin ötesine yani temerrüde düşecek kadar geçerse tahsilat faaliyetinizin gecikme ücreti faturalandırması, tahsilat aramaları ve hukuk müşaviriyle koordinasyonun sağlandığından emin olun.
• Raporlama : Tüm veritabanına ait değişiklik faaliyetlerini içeren muhasebe faaliyetleri, gayrimenkul muhasebesine yönelik uygunluk incelemeleri için hem özet hem de ayrıntılı bir şekilde aylık olarak rapor edilmelidir.