Toplam Kiralama Maliyeti Hesabı
Bir işletme kiralama yaparken, genelde kiralamaya bağlı sahip olma maliyetini aylık veya yıllık hesaplarken genelde çok temel olan giderleri bile (depozit ve aidatı) hesaplamayı göz ardı eder. Bu makalede temel maliyetler ile birlikte olası tüm maliyetleri yani “toplam doluluk oranı maliyetini” inceleyeceğiz ve değerlemeyi bu maliyetlere göre yapacağız. Böylece bir lokasyon kiralanırken toplam işgal etme maliyetleri ile lokasyonda yapılacak temel ticari işlerin maliyetleri kıyaslanabilecek ve kar tahminlerini buna göre revize edebilecektir. Hadi başlayalım.
Kiralama maliyetleri gelişmiş ülkelere göre ve o ülkelerin para birimi ile kıyasladığımızda ülkemizde esasında (istisna konumlar hariç) çok yüksek değildir. Diğer taraftan itibarlı ve kupon olarak adlandırdığımız az önce parantez içinde istisna olarak değerlendirdiğimiz noktalarda ise kiralamaya yönelik toplam sahip olma maliyetlerini değerlemeyi zorunlu hale getirecek volümlere – kıymetlere ulaşır. Özellikle, Genel Müdürlük, Fabrika, Okul, Hastane gibi büyük tesislerin kiralanması durumunda artık bu noktada kira ile birlikte toplam kiracı olarak sahip olma maliyetlerine de dikkat etmek gerekecektir.
Bütçe ve maliyet yönetimi bir sistem işidir. Kiralama yaparken kontrat yapıp aylık ödemeleri netleştirip, stopajını yatırıp kira operasyonlarını tamamladım diyen işletme, kiralamaya bağlı operasyonel maliyetlerin ağırlığı altında kalmaya mahkum olacaktır. Bunun için kiralamayı 360 derece etraflı bir şekilde değerlendirip maliyetleri ona göre değerlemekte ve gerektiğinde revize etmekte fayda var. Dolayısı ile kiralama operasyonları için Tesis Yöneticilerinin mükemmele yakın bir raporlama ve dashboard analiz yönetim sistemine sahip olması gerekir. Aynı zamanda kiralamaya bağlı tüm maliyetlerin performans değerlemesi için bir KPI modellemesi olmalı ki, sürece kuş bakışı yaparak, anlık aksiyonlar için gerekli kararları vermeye yardımcı olsun.
Toplam kiralama maliyetlerine etki edecek gider kalemleri
Tüketim ve atıklara bağlı maliyetler
Elektrik, doğalgaz, motorin gibi enerji maliyetleri ve su maliyetleri ve hatta atık su maliyetleri bu kategoriye dahildir. Diğer taraftan enerji, su ve atık su maliyetleri bile kendi içinde kategorik olarak farklılaşabilir. Örneğin elektrik enerjisi için, eğer yapı zayıf izolasyona sahipse ve az ışık alıyorsa enerji maliyetlerinde ciddi bir yükselme olacak bu da toplam kiralama kapsamında sahip olma maliyetini arttıracaktır. Bazen tüketilen elektrik, kira bedelini geçen tesisler bile olabilir. Tüketime bağlı maliyetler, göz ardı edilmeyecek ve çok ciddiye alınması gereken kritik bir konudur. Bir başka örnek verirsek, kiralayacağınız bir tesisin atık su bağlantısı yoksa periyodik olarak atık su taşıma bedeline katlanmak zorunda kalacaksınızdır. Diğer taraftan atık suyu arıtma için gerekecek bir proses söz konusu olduğunda artık sadece atık su değil, atık su arıtma prosesine ait maliyetler bile kiralamada sahip olma maliyeti içinde büyük bir oran olarak karşınıza çıkabilir.
Sabit giderlere ait maliyetler
Amaca uygun bir tesis, konut veya işyeri kiralandığında bazı sabit giderler devreye girer. Bu sabit giderlerin en başında düzenli kira ödemeleri, depozito ve tadilat ya da dekorasyona bağlı sermaye yatırımları gerekebilir. Ayrıca mülk değerine yani mülke kiralama için yapılan tüm yatırımlar için, tutarına bağlı olarak amortisman, vergiler ve sigorta gibi bir dizi ek maliyetler ortaya çıkacaktır. Bu maliyetlerin her birinin gider kalemi olduğu unutulmamalı ve toplam kiralama yoluyla sahip olma maliyetlerine eklenmelidir.
Bakım işlerine bağlı maliyetler
Kiralanan tesis tipine ve kullanım amacına göre bir, takım bakım maliyetleri çıkacaktır. Tüm reaktif ve periyodik bakımlar öngürülse bile toplam kiralama maliyetlerine eklemek gerekir. Sonraki yıllarda ise öngörülmeyen bakım operasyonları ve retrofit işlerine yönelik ek maliyetleri de değerlendirmek gerekiyor. Biraz daha somut örneklem üzerinden gidersek; tesiste HVAC sistemleri varsa yılda en az iki defa klima santrallerinin ve FCU sistemlerinin bakımı, yılda bir defa kazan bakımı ve yine yılda 3 defa (bazen 2) chiller soğutma grubu bakımları yapılmasına yönelik bir maliyet dikkate alınmalıdır. Diğer taraftan eskimiş ve kısıtlı ömrü kalmış otomatik garaj kapısının değişimi, yasal regülasyonlara uygun olmayan asansörün retrofit edilmesine yönelik bakımları da öngörmek gerekir ki tesis kiralamaya bağlı toplam sahip olma maliyetini doğru hesaplayalım.
Temizlik ve atık yönetimine bağlı maliyetler
Dolaylı maliyetlerden biriside temizlik ve katı atık ,yani çöp yönetimidir. Evet belki hangi tesisi kiralarsanız kiralayın bu tip maliyetler mutlaka oluşacaktır ama unutmayın ki kâr ve tasarruf ayrıntıda gizlidir. Şöyle ki, yönetim cam giydirmeli bir binayı beğendi ya da siz cam giydirme cepheli bir binayı yönetimin takdirine sundunuz. Diğer binalar ile bu bina arasında dolaylı etkilere bağlı toplam kiralama maliyet analizi yaptınız. Bu analize temizliği eklemezseniz hesaplamada fena halde yanılır ve öngörülemeyen korkunç işletme maliyetleri ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Çünkü cam giydirme cepheli bir binanın belli periyotlar ile cephesinin temizlenmesi gerekir. Cephe temizlik işleri normal temizlik işlerine kıyasla çok daha maliyetli bir operasyondur. Ayrıca cephe için kamyon, vinç vb. araçların kiralanması veya özel dağcı ekiplerinin kiralanması durumunda ise maliyetler daha da artacaktır. Bu noktada kiralamaya bağlı toplam sahip olma maliyetine mutlaka temizlik ve atık yönetimi giderlerini eklemeniz durumunda hata payınız azalır ve öngörü kabiliyetiniz yükselir.
Diğer operasyonel maliyetler
Tesis kiralarken toplam sahip olma maliyetini en çok etkileyen konular hesaplamaya değer görülmeyen ama sonrada karşımıza proje olarak çıkan dikkat çekici konulardır. Bunlar, tesise ilave elektronik güvenlik sistemleri yatırımlarının yapılması, fiziki güvenlik ekibinin kurulması, elektronik güvenlik sistemlerinin işletimi, lisans ve bakım maliyetleri dikkate alınması gereken çok önemli maliyetler olup, karar noktasında etkin olması gereken konulardır. Peki başka neler çıkabilir örnekler vermeye çalışayım; kiralanacak yapının bir bahçesi varsa bahçe bakımı, kapalı veya açık otoparkı varsa otopark zemin bakımı, kış dönemi tesis girişine bağlı yolların kar ve buz tutması sonucu, kar temizleme ve yol açma maliyetleri karşımıza çıkabilir. Diğer operasyonel maliyetlerinin daha net tahmini için kiralama öncesi komşu tesislerin yöneticileri ile görüşebilir bu konuda fikir alabilirsiniz.
Sonuç olarak;
Tesis kiralamada toplam sahip olma maliyeti bir işletmenin gider kalemleri içinde en fazla yer tutan konulardan birisidir. Kiralama operasyonları ne kadar dikkatli ve özenli yapılırsa maliyet yönetimi o kadar etkin olacaktır. Kiralama operasyonlarının stratejik ve teknik karar alma ve süreci yönetmek amacıyla, piyasada bir çok hazır yazlım bulunsa da, eğer yazılım kullanacak kadar bütçeniz veya kiralama operasyonlarınız yoksa kiralamalarınız için basit bir checklist (kontrol listesi) oluşturmak harika bir çözümdür. Checklistinizde her kontrol noktasının karşısına gider kalemlerini yazarak kiralayacağınız tesis için, olası maliyetlerin kontrollerini sağlayabilirsiniz. Böylecek her bir kalem için öngörülebilir maliyetler tespit ederek toplam maliyeti analiz eden kategorik bir dashboard oluşturabilirsiniz. Üstelik her bir değişkenin toplam maliyet / fayda üzerinde ki etkisini de (ağırlığını) hesaba katarsanız kiralama için karar süreçlerini hızlandırmış olursunuz. Özetle kiralama operasyonları için KPI’lar oluşturabilir ve tesis tipine ve kullanım amacına uygun olarak özelleştirebilirsiniz. Kiralama operasyonlarında, metrikler, kategoriler, dashboard tercihleri, SLA ve KPI modellemeleri bir yandan hata yapmanızı engellerken, diğer taraftan faydalı kiralama operasyonlarınızın gerçekleşmesi için gerekli olan yönetim onayı ve desteğini daha hızlı ve kararlı bir şekilde alacaksınızdır.
