Basit Kira Yönetimi

Bir gayrimenkulü kiraya vermek veya kiralayan olmak basit bir süreç olabilir. İşler birden fazla gayrimenkulü kiraya vermek veya kiralayanı olmaktır. Fakat gayrimenkul adedi arttıkça süreçlerin karmaşık hale geleceği bir gerçek. Peki birden fazla gayrimenkulü sanki sadece bir gayrimenkul gibi basit ve yalın kiralama operasyonunu haline nasıl getirebiliriz? İşler karışmadan en başta T-0 noktasında, vizyoner bir bakış açısıyla tüm operasyonları tasarlamak çoklı gayrimenkul yönetiminin altın anahtarı olduğunu düşünüyorum. İşler zaten karışmışken, düzeltmek ve basit hale getirmek için geriye doğru yani tersine operasyon yapmak çok daha maliyetli ve stresli bir çözüm olacaktır.

“Kiralama yönetimi” her zaman karmaşık bir süreçtir. Sahip olunan gayrimenkuller, alt kiracılar, kiralama muhasebesi, risk yönetimi süreçleri bile sürecin karmaşık ve zorlu olduğuna belirten ciddi operasyonlardır. Diğer taraftan her ne kadar çoklu kira yönetiminde operasyonel adımlar çok olsada iyi kurgulanmış bir sistem ile, her bir operasyon altındaki kolonlara ait bilgiler benzer ve kısıtlıdır.  Kolonların veri analizi bize “kiralama özeti” gibi basit bir dashboard çıkardığında tüm karmaşık gibi gözüken kafa karıştıran operasyonlar bir anda sadeleşmiş ve anlaşılır basit rakamlar ve işlemler haline gelir. Halbuki günümüzde halen bir çok kurumsal kiralama süreçlerini yöneten bir çok organizasyon halen belge ve süreçlerini dosyalara dizerek çekmecelerde uykuya bırakıyor. Bunun bir üst farkındalığı olan kurumsal kiralama yapan organizasyonlar ise bilgi ve belgelerini çekmeceye atarken önemli konuları excel tablolar ile takip etse de, esasında basit excel tabloları sadece analiz edilmemiş iş ve maliyet takip verilerinden ibarettir. Analitik yönü kuvvetli kurumsal kiralama organizasyonları ise yine kira sözleşmelerini dosyalayıp çekmeceye atarken, diğer taraftan ileri excel, BI, access gibi veri yönetimi programı kullanarak veriyi anlamlandıracak özet yönetim ekranı kullanırlar.  Basit ve yalın operasyon süreçlerini hedeflen kurumsal kiralama organizasyonları ise, kira sözleşmelerini elektronik ortama atıp, OCR ile taratıp, tüm idari, teknik, yasal ve mali süreçleri veri yönetimi, SLA ve KPI ile modelleyerek basit arayüzler ve kritik alarmlar kurarak sanki yığın gayrimenkul kiralama operasyonu değil sadece bir gayrimenkul operasyonu yapıyormuşçasına süreci basit, kör noktaları olmayan, denetlenebilir ve riski yönetimi odaklı bir şekilde süreci yönetirler.

Basitleştirilmiş kira yönetimi için ne yapılmalı?

İki tane önemli konuya öncelikli olarak cevap bulunmalı. Kiralama süreçlerinin ve süreçlere ait istasyonların netleştirilmesi ve tarafların belirlenerek rol ve sorumluluklarını yerine getirilmesinin sağlanması. Bu önemli konular ihtiyaçların belirlenmesi sonrası, kiralamaya yönelik operasyonel süreçlerinizin temelini oluşturacak ve sonraki yaptığınız her süreci temelin üstüne inşa edeceksiniz. Temel ne kadar sağlamsa, ihtiyaçlar arttıkça üstüne o kadar benzersiz süreçler inşa edebilirsiniz.

Kurumsal kiralama yönetimi için sahip olunan teknoloji teknolojiler, benzer veri takibi sağlamak için büyük kolaylıklar sağlar. Yüzlerce kontratın arasında günlerce çalışmanıza gerek kalmaz. Örneğin kiralama sürelerinin başlangıç ve bitiş tarihleri bile çok basit ve hatta kira yenileme operasyonlarını çok kısa sürede gerçekleştirebilir ve tüm faaliyetleri anlık olarak izleyebilirler. Kategorik olarak yapılan tanım sütunlarının altında, özelleştirilmiş hinterland ve kiracı yönetimi, kira ücreti yönetimi, alt kiracı yönetimi, idari yönetim, mali yöneti, hukuki yönetim gibi pekçok süreci yönetebilir ve hatta denetleyebilir. Üstelik yönetim kararları için basitleştirilmiş kritik KPI modellemesi ile harika dahboard ekranları tasarlayarak yönetime anlık raporlar sunabilir.

Bildiğiniz gibi kurumsal yapıya sahip şirketler dönemsel olarak denetim ihtiyacını duyarlar. İyi, hızlı ve kusursuz bir denetim için sistem kurulması kaçınılmazdır. Kiralama yönetimi yazılımları denetim ihtiyaçlarına uygun olarak tasarlanabilir, günlerce sürecek denetimler bir kaç saat içine sığdırılabilir. Böylece bir taraftan denetim riskleri düşürülürken diğer taraftan denetim için harcanacak olan yoğun emek ve maliyet giderleri düşürülebilir.

Kurumsal yapılarda, tercihen envanter yönetim sistemi, tesis yönetim sistemleri, temizlik yönetimi, idari yönetim ve ihtiyaca uygun bir çok yönetim sistemleri bulunabilir. Kira yönetimi tüm bu sistemlerin temelini yani alt yapısını oluşturur. Bir gayrimenkul ve içinde ki menkullerin envantere lokasyona adreslenmesi için öncelikli olarak lokasyon şartlarının ve maliyetlerinin bulunması gerekir. Kira yönetimi işte tüm bu araçların alt yapısını oluşturur ve diğer sistemler ile entegre çalışır. Örneğin kira kontratı bittiğinde bir taraftan muhasabe sistemine ödeme stop talimatı otomatik oluşturulurken, diğer taraftan teknik yönetime, doğalgaz, elektrik, su, internet ve telefon gibi aboneliklerinin sonlandırılması yönünde emir gönderebilir ayrıca envanter sistemine gayrimenkuldeki tüm envantere kayıtlı menkullerin transferi sağlanabilir. Menkuller depoya kaldırıldığında depo stok durumu değerlendirilebilir ve kiradan çıkış ek maliyetleri (menkullerin depolanması gibi) hesaplanabilir. Eğer kiralama sonlanmasına müteakip sistem üzerinden yeni bir kiralama kartı yaratılırsa, yeni kiralama operasyonel, mimari tasarım dekorasyon, taşınma, temizlik vb. operasyonel maliyetler toplam kiralama sahip olma maliyetlerine eklenerek değerleme yapılabilir. Üstelik tüm bu süreçler entegre yönetim sistemleri ile az veri girerek, verinin dağıtılması ve anlamlandırılması yoluyla basit operasyonlar haline gelebilir.

Eğer kurumsal yapıda geyrimenkullerini kiralayan tarafta iseniz, dijital kira yönetim sistemi ile gayrimenkullerin doluluk oranı, kar maksimizasyonu ve fayda analizi gibi kritik değerlemeler yapabilir ve daha fazla kazanç için olası fırsatlar tespit edilebilir. Bazen doluluk ve karlılık ile ilgili inceleme yapılırken sadece daha fazla doluluk değil, mevcut kiracıların uzun dönemli ve karlılıkları yüksek katma değerli hizmetler sunulabilir. Her kiracının deneyimi özelleştirilebilir ve her kiracıya özel ve seçkin olduğunu hissettirebilir. Bu da kiralamada, kiracı deneyimini mükemmelleştiren süreçler haline getirilir.

Gayrimenkullerin yönetimini olabildiği kadar sade ve basite indirgemek için aşağıda ki sorulara cevap bulunmalı.

Bu disiplini ilerletmekle ilgilenen şirketler, bunları göz önünde bulundurarak ve önceliklendirerek ve bazı temel soruları yanıtlayarak kendilerini eğrinin çok önüne koyabilirler:

1. Kaç tane gayrimenkulümüz var?
2. Gayrimenkulleri kullanırken yönetilmesi gereken önemli finansal ve stratejik yükümlülükler nelerdir?
3. Riskleri ve yükümlülükleri (maliyet ve stratejik) yönetmek için dahili olarak hangi araçlara ve uzmanlığa sahibiz?
4. İhtiyaçlarımızı gerçekten anlayan ve yalnızca bu ihtiyaçlara destek olabilecek sürece odaklı hangi dış kaynaklardan destek alınabiliriz?
5. Gayrimenkul yönetim süreçlerini iyileştirmenin sonucunda, maliyet / fayda analizi ve yatırımın geri dönüşü hesaplanabiliyor mu?
6. Yatırım yapmamız durumunda (zaman / para) iyileşmeyi göstermek için hangi spesifik ölçümleri kullanabiliriz?
7. Gayrimenkul yönetim süreçlerinin iyileştirilmesi, iş birimi veya şirket karlılığına (hissedar değeri) nasıl dönüşecek?

Eğer gayrimenkullerin kira yönetimi için bir sistem kurulacaksa aşağıda ki basit sorular size yardımcı olabilir.

Kira Yönetimi Nasıl Olacak?

• Sadece kiralık gayrimenkuller mi yoksa sahip olan gayrimenkulleri de kapsayacak mı?
• İdaremi, tesis yönetimi mi yoksa muhasebe mi yönetecek?

     Kira Denetimi Nasıl Olacak?

• Süreçler için denetim mi yoksa gözden geçirme mi veya her ikisi de mi?
• Büyük kiralamalar mı yoksa tüm kiralamalar mı?
• Sadece kira giderleri / gelirlerim mi yoksa, İşletme giderleri, kamu hizmetleri ve tüm kullanım ödemeleri mi?

     Yazılım Nasıl Temin Edilecek?

• Satın almak mı yoksa kiralamak mı?
• Özelleştirilmeli mi yoksa hazır yazılım mı alınmalı?
• Fayda mı yoksa maliyet mi?
• Kısa ve uzun vadeli kaynak sağlama yeteneği var mı?

     Diğer Hususlar Nelerdir?

• Yurtiçi mi yoksa Uluslararası mı (dil, ölçü ve para birimi farklılıkları) operasyonların yönetimi yapılacak?
• Diğer iş verileri ile entegre mi çalışacak (yani satışlar, birimler, üretim vb.)?
• İç kaynaklar mı, odaklanmış uzmanlık mı (dış kaynaklar mı) yoksa her ikisinin bir kombinasyonu mu?
• Diğer hizmetlere bağlı mı, yoksa bağımsız mı?
• Proje mi, süreç mi veya her ikisi de mi?

Konvansiyonel bir şekilde kiraya veren veya kiralayan olarak gayrimenkullerinizi elbette yönetebilirsiniz. Fakat gayrimenkulleriniz arttıkça konvansiyonel yönetim sistemleri artık yönetimi destekleyen değil tam tersi engelleyen ve zorlaştıran bir süreç haline dönüşür. Eğer kurumunuzda büyümeye bağlı gayrimenkullerin artışı olacaksa erkenden yönetim modelinize karar vermeniz gerekir. ne kadar erken karar verirseniz o kadar basit ve yalın bir şekilde gayrimenkullerinizin kira yönetimini yönetebilirsiniz.