İşbirliğine Dayalı Çalışma Alanı Nedir?

İşbirliğine dayalı çalışma alanları ile ilgili bir şeyler duydunuz mu? Ya da daha havalı ismiyle “Collaborative Workspace” veya “Collaboration Office” ya da “Collaboration Design” ile ilgili hiç bir fikriniz var mı? Eğer İşbirliğine Dayalı Çalışma Alanları ile ilgili bir şeyler duymadıysanız, bu yazı ile haberdar olacaksınız ve emin olun yakın zamanda özellikle ofis tasarım ve trendleri ile ilgili sıkça kullanılacak kelimelerden ya da başka bir ifade ile terimlerden birisi olacaktır. Diğer taraftan işbirliğine dayalı çalışma alanlarının daha önce duyduysanız bu yazı ile artık daha fazla fikir sahibi olacaksınız.

Yaratıcı fikirlerin oluşturulması ve hayata geçirilmesi için birden çok kişinin yani bir ekibin bir arada iş birliği içinde çalışması gerekir. Bildiğimiz kübik yani hücre veya (workstation) iş istasyonları şeklinde tasarlanmış ofisler iş birliğinden uzak ve siloları andıran yaratıcılıktan ziyade üretkenliğe odaklı tasarımlardır. Aklınıza üretkenliğe odaklı bir ofis tasarımı neden günümüzde eleştirilir diye bir soru gelebilir. Artık üretkenlik direkt yaratıcılığa bağlı olarak geliştirilmekte. Yani yaratıcı çalışanlar, üretkenlik ile ilgili geliştireceği inovasyonlar ile daha az emek iş gücü ve sermaye ile üretkenliği hızlandırıyor. Özetle yaratıcılık, üretkenliğin kısa yolu diyebiliriz. Artık dakikada bilmem ne kadar işlem girenler değil, aynı işi otomasyona yaptıracak projeler geliştiren ekipler kurumların stratejisini belirliyor.

İşbirliğine dayalı çalışma alanı nedir, sorusunuz cevabını bir tesis yöneticisi bakış açısı ile paylaşmaya çalıştım. İlerleyen günlerde iş birliğine dayalı çalışma alanları nasıl tasarlanır, iş yeri tasarımının başarı üzerinde ki etkileri hakkında iki yazı dizisi daha paylaşmayı planlıyorum.

Günümüz modern çalışma alanlarına ait tasarımlar, artık iş birliğine dayalı çalışma alanlarının tasarımıyla yenilenmesi hiç de şaşırtıcı değil. İş birliğine dayalı çalışma alanları gerçekte nedir ve bu collaborative tasarım, ekip çalışmasını nasıl elverişli hale getirmektedir?

İşbirlikçi çalışma alanı, sadece bir gurubun çalışmaya yönelik ihtiyaçlarını değil aynı zamanda her bir bireyin, temel amaç ve hedeflere büyük katkılar yapmasını amaçlayan tasarımlardır. Bir taraftan birey olarak işe katkı sağlarken aynı zamanda ekip olarak projenin yönetilmesi ve geliştirilmesinin sağlanması hedeflenmiştir. Yani ekipler arası iş birliğini teşvik etmek üzere, iş birliğine dayalı çalışma alanları tasarlanmaktadır.

Ortak bir çalışma alanının amacı, ekip üyelerini ortak bir amaç doğrultusunda bir araya getirmektir. Bireyler farklı roller oynasalar bile, paylaştıkları çalışma alanı ortak hedef için katkılarını sağlamalıdır.

Dayanışma, işbirliğinin temelidir. İşbirliği yapan çalışanlar, amaç veya engellerden bağımsız olarak birlikte çalışabilir. Bu kavram, ekip oluşturma çalışmasının temelidir ve tasarımın odak noktasıdır. İnsanları doğal olarak bir araya getirecek, iletişimini sağlayacak ve aralarında yardımlaşma dinamiklerini teşvik edecek bir ortamı nasıl yaratabiliriz?  Bu soruyu yanıtladığınızda, iş birliğine dayalı bir çalışma alanı yaratmanın ardındaki motivasyonu bulursunuz.

İş birliğine dayalı çalışma alanlarının temelleri

Ortak çalışma için rezerv edilmiş bir çalışma alanı, bireysel çalışma alanlarının bir araya gelerek oluşturduğu grup çalışma alanları değildir. Tamamen işbirliğini amaçlayan yeni bir tasarım olmalıdır. Bireysel masaları bir araya getirmek, yalnızca bireysel çalışma alanlarını birbirine yaklaştırmak anlamına gelir. Gerçek anlamda işbirliğine bir çalışma alanı oluşturmak için aşağıda belirttiğim konulara dikkat etmek gerekir.

Fiziksel alan: İşbirliğini teşvik etmenin en basit yolu, ekibin çalışması için yeterli alanı sağlamaktır. Çok küçük bir alana, çok fazla insanı tıkıştırmak ekip içinde gerçekleşen çatışmaların en büyük sebeplerinden birisidir. Ekibinize rahat çalışmaları için (birlikte ama aynı zamanda dağınık) yeterli alan verin.

Teknolojik kaynaklar: İş birliğine dayalı çalışma alanları için, sadece dekoratif tasarım değil aynı zamanda doğru teknolojik araçları sağlamanız gerekir. Meetme, Slack, Zoom gibi işbirliğine dayalı bulut yazılımlar ekiplerin katılımını sağlar ve her üyenin kendi kapasitesine göre katkıda bulunmasına izin verir. 

Konfor: Aydınlatmadan akustiğe, mobilyadan kat planına, iklimlendirme sistemlerinden havalandırmaya kadar tüm ortak çalışma alanları konforla eşanlamlı olmalıdır. Sürekli meşgul ve yoğun bir şekilde çalışanların olduğu bir ortamda rahatlık ve esenlik, üretkenlik için çok önemlidir.

Opsiyonellik: Ortak alanı paylaşan çalışanlar için bir dizi çeşitlilik gereklidir. Diğer taraftan, mobilya, oturma düzeni ve diğer tasarımlar düzenlemeler, bir araya getirdiğiniz çalışanlara ortak hitap etmeli.

Unutulmamalı ki, işbirliğine dayalı bir çalışma alanı oluşturmanın amacı asimilasyon değildir. Verimlilik ve üretkenliği arttırmak amacıyla çalışanların daha fazla katkıda bulunmasını sağlamak için ekibi bir araya getirmektir. Yani, bir grup dinamiği içinde bireyselliği teşvik eden bir alan geliştirmektir. Her çalışanın ortama uyum sağlaması, ekip dinamiğini güçlü bir şekilde geliştirmeye yardımcı olur. Sonuçta iş birliğine dayalı çalışma alanlarını kullanan ekiplerden, proje ve operasyonlarda verimlilik artışı beklenir.

Ortak çalışma alanlarının pozitif etkileri

Doğru tasarlanmış, işbirliğine dayalı alanlar kurumlara çok sayıda avantaj sunar. En bariz olanı, üretkenliği, verimliliği ve iletişimi iyileştirmek için tasarlanmış bir ortamda ekiplerin yan yana çalışabilmesidir. Çalışanları bireysel ofis veya kübik alanlarından çıkararak bir araya getirmek halihazırda yaptıkları işin üzerinde tamamlayıcı bir etki yaratmaktadır.

İşbirliğine dayalı bir çalışma alanlarında çalışanların birbirine yakınlığı ile sağlanan pozitif grup dinamiği sayesinde çalışanlar arasında sosyalleşme düzeyi artar. Ortak çalışma alanları ekipler arası soğukluğu ortadan kaldırır ve sonuç olarak bu durum çalışanları ekip içinde sosyalleşmeye teşvik eder. Sosyalleşmek için işten zaman ayırmak yerine, işin kendisinin bir parçası haline gelir. 

Bu zamana kadar bir çok şirket iş dahilinde sosyalleşmeyi verimsiz bir aktivite olarak görürken, günümüzde çalışanları iş yaparken aralarında yüksek etkileşim olmasını yani sosyalleşmesini istiyor. dan yararlanır. Örneğin çalışanların mesai saati içinde birbirleriyle şakalaşması istenmezken sadece çalışanlar birbirileriyle şakalaşsın etkileşim kursun diye milyonlar USD para ödüyor. Gündeme ait manşetleri konuşmak, hobileri paylaşmak, oyun oynamak ve şakalaşmak, sosyal toplantılar, mini konferanslar, deneyim paylaşma seansları ve daha bir çok aktiviteler için, iş birliğine dayalı çalışma alanları uygun zemin hazırlamaktadır. Bu kazanımların sağlandığı ofislerde, yaratıcı, stratejik veya operatif anlamda işler zorlaştığında veya yoğunlaştığında tüm ekip birlikte sıkı ve hatta uzun saatler boyunca çalışmak için yüksek motivasyona sahiptir. İş birliğine dayalı çalışma alanlarını kullanan ekipler her geçen gün daha da yakınlaşarak şirket kültürünü sıkı bir şekilde destekliyor.  

İşbirliğine dayalı çalışma alanı, kişilerin ekip olma halidir. Eskiden bireylerin bir araya gelmesine ekip denirdi ama esasında her ne kadar ekip gibi gözükse de ofis, oda, kübik alan, yonca masa, çalışma istasyonu gibi çalışma alanları iş birliğini destekleyecek bir şekilde tasarıma sahip değildir. Günümüzde iş birliğine dayalı olarak tasarlanan çalışma alanlarında ise her çalışan bir birey gibi gözükse de esasında etkin ve etkili bir grup halinde çalışmaktadırlar. Bir yandan bağımsız çalışma konforu sağlarken diğer taraftan bir gurubun parçası olduğunu hissettirir ve bu durum çalışana ve gruba güven verir ve yüksek motivasyon sağlar.

 Tasarım ve uygulama, işbirliğine dayalı çalışma alanlarının başarısı için çok önemlidir.

Her ne kadar iş birliğine dayalı mükemmel bir çalışma alanı tasarlatmış ve yaptırmış olsanız da başarı için iki konu gözden kaçmamalıdır.

Birlikte çalışamayan veya çalışmayacak kişilerin bir araya gelmesi ve bu grubun salt çalışma alanlarının performansına teslim edilmesi doğru bir uygulama değildir. Grup çalışmasına hevesli, katılımcı ve yaratıcı çalışanlar iş birliğine dayalı çalışma alanlarına daha hızlı adapte olmakta ve üretkenlik artışları dikkate değer bir biçimde gerçekleşmektedir. Birlikte çalışamayacak kişilerden oluşturulmuş bir ekip için, grup çalışmasına ve işbirliğine olanak tanıyan dünyanın en iyi çalışma alanını oluştursanız bile maalesef başarı elde edemezsiniz.  

İş birliğine dayalı çalışma alanlarının tasarım ve uygulama süreçlerine çalışanlarınızı da dahil edin. Onlardan gelecek fikirlere açık olun ve onların ihtiyaçlarını dikkate alın. Tasarımda çalışanlarında etkisinin olmasına izin verin. Çalışma alanlarının tasarımında fikir veren, uygulamada yardımcı olan çalışanlar için çalışma alanları ile arasında manevi bir bağ kurulmuş olacaktır. Diğer taraftan işbirliğine açık bir çalışma ortamından kazanacak hiçbir şeyleri olmadığını düşünen çalışanlar, bunu benimsemekte isteksiz olacaktır. Avantajları çalışanlar açısından kişisel düzeyde değerlendirin, ardından grup açısından kazanımları oluşturun. Çalışanlar kendileri açısından faydalarını gördüklerinde ve ekibi nasıl güçlendirdiklerini fark ettiklerinde işbirliğine dayalı bir çalışma ortamını kabul etmeye daha istekli olacak, salt kişisel motivasyonu değil aynı zamanda ekip motivasyonunu en üst düzeye çıkaracaktır.

İş birliğine dayalı çalışma alanlarının tasarımını bir tesis yöneticisi bakış açısıyla ifade etmeye çalıştım. İlerleyen günlerde işbirliğine dayalı çalışma alanlarının tasarımı ve çalışma alanlarının başarı üzerindeki etkilerini yazmayı planlamaktayım. Bu yazı ilgiliniz çektiyse, takip etmeye devam edin ve sektör profesyonelleri ile paylaşmayı unutmayın.