Tesis Yönetiminin Dört Ana İşlevi

Tesis yönetiminin geniş kapsamı, tanımlamayı zor bir pozisyon haline getirir. Bir Satış Müdürünün satış görevlilerinin performansını yönetmekten doğrudan sorumlu olduğu durumlarda, Tesis Yönetiminin işlevleri “tesisleri yönetmenin” çok ötesine geçer. Sonuç olarak, şirketlerin iyi bir “Tesis Yöneticisinin” avantajlarını en üst düzeye çıkarması genellikle zordur.

Fakat binalarda, Tesis Yönetiminin önemi nedir? Bir Tesis Yöneticisinin ne yaptığını, neyden sorumlu olduğunu ve bir şirket üzerinde ne gibi bir etkiye sahip olduğunu gerçekten anlamak için iş kapsamlarını parçalamak en iyisidir. Bu için Tesis Yönetiminin dört ana işlevine daha yakından bakmak anlamına gelir: İnsanlar, süreçler, bina ve teknoloji.

İnsanları desteklemek

Bir Tesis Yöneticisinin en önemli amacı, çalışanlar için uyumlu bir çalışma ortamı yaratmaktır. Bu, en iyi yetenekleri çekmek ve elde tutmak, verimliliği ve üretkenliği artırmak ve pozitif bir iş yeri kültürü oluşturmak dahil olmak üzere birçok geniş hedefe hizmet eder. Tesis Yöneticileri, aşağıdakiler dahil birçok şekilde çalışan desteği sağlar:

• Masa başı düzenlemeleri koordine etmek
• Çalışan grupları yönetmek
• Hareket ve alan kullanımını kolaylaştırmak
• Acil durum planlamasını yönetmek

Tesis Yöneticileri, işyeri ve çalışanlar arasında bir köprü görevi görür. Barınma, güvenlik veya konfor sorunları ortaya çıktığında, bunları çözmek Tesis Yöneticisine kalmıştır. 

Bu yukarı doğru da geçerlidir. Tesis yöneticileri, hayati planlama verilerini sağlamaktan ve işyeri optimizasyonuna yönelik uzun vadeli yaklaşımı belirlemekten sorumludur. İşyeri ile günlük etkileşimleri, çalışan düzeyinde gerçek maliyetlere ve rekabet avantajlarına ışık tutmalıdır.

Süreçlerin oluşturulması

Tesis Yönetiminin, yönetim süreçleri olmadan işlevleri nelerdir? Süreçlerin oluşturulması işyerine düzen getirir. Düzen, insanların işyerini kullanma şeklini olumlu yönde etkileyen bir organizasyonu besleyen bir beklenti sistemi yaratır. İş yeri, aşağıdakiler dahil çok sayıda süreç üzerinde çalışır:

• Bir iş emri talebi gönderme
• Tesis içinde yer ayırma
• Konukların ve ziyaretçilerin kontrol edilmesi
• Acil durum eylem planlaması

Tesis Yöneticileri, yönetişim alanlarını tanımlama ve süreçleri bunları kapsayacak şekilde uyarlama gibi ikili bir role hizmet ederler. Ne zaman yeni bir durum ortaya çıksa, kaostan düzen oluşturmak ve bu senaryoyu gelecekte tekrar ele almak için tekrarlanabilir bir çerçeve oluşturmak Tesis Yöneticisine kalmıştır. 

Geliştirme süreçleri aynı zamanda Tesis Yönetimi kapsamının erişimini genişlettiği yerdir. Yeni süreçler, işin birçok yönünü birbirine bağlayan farklı departmanları, çalışanları, varlıkları, demirbaşları ve alanları içerebilir. 

Tesislerin bakımı ve iyileştirilmesi

Adından da anlaşılacağı gibi, Tesis Yönetimi büyük ölçüde tesislerin bakımına ve fiziksel binanın iyileştirilmesine dayanmaktadır. “Tesis Yönetimi neleri içerir?” Sorulduğunda en yaygın cevap budur.

Ancak bu aynı zamanda Tesis Yöneticileri için en sağlam beklenti kapsamıdır. Sadece binaya bakmayı değil, ortaklıkları geliştirmeyi, gelecek planlamayı ve varlık yönetimini de içerir. Bu geniş sorumluluk yelpazesinin bazı örnekleri şunları içerir:

• Satıcı sözleşmelerini bulma ve sürdürme
• Onarım, bakım ve bina geliştirme
• İşyeri temizliği ve dekoru
• Tesis içi ve dışı mülk yönetimi 

Fiziksel bina ile ilgisi varsa, Tesis Yöneticisinin alanına girer. Tesisler, işgücünün arkasındaki en büyük ikinci masraftır – işyerini bir maliyet merkezi yerine rekabet avantajına dönüştürmek Tesis Yöneticisinin görevidir. Maliyetler, tesisleri kullanan insanların ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamakla ilgilidir.

Teknoloji entegrasyonu

Tesis Yöneticilerinin teknolojiyi anlama ve kullanma ihtiyacı her zamankinden daha önemli hale gelmiştir. İşyeri yönetim sistemleri, işin nasıl yürütüleceği ve işyerinin nasıl şekillendirileceği konusunda önemli kararları yönlendiren verileri bir araya getirir. Doğru teknolojiyi belirlemek ve uygulamak, tesis yöneticilerinin başlıca sorumluluğudur. 

Fiziksel teknolojiyi entegre etmek genellikle BT departmanına bağlıdır. Bununla birlikte Tesis Yöneticileri, tekonolojinin nasıl seçildiğini, nasıl kullanıldıkları ve nasıl güçlendirildiklerini ilk bilen ve son karar veren kişiler olmalıdır.  Modern bir ortamda bunun neye benzediğine dair bazı örnekler şunları içerir:

• Veri toplama ihtiyaçlarına göre IoT cihazlarını araştırmak
• IoT cihazlarını günlük tesis süreçlerine entegre etme
• Akıllı teknolojilerin maliyetini, yatırım getirisini ve avantajını belirleme
• İş yerini daha iyi anlamak için birleştirilmiş verileri kullanma

Entegre bir Tesis Yönetim Sistemi kullanarak Tesis Yöneticileri, iş yeri hakkında içgörüler elde etmek için ağa bağlı teknolojilerden veri toplayabilir ve analiz edebilir. Bu, onu kullanan insanlar için çalışma ortamının nasıl optimize edileceği konusunda daha iyi karar vermeyi teşvik eder. 

Tüm ofis teknolojilerinin veri toplamaya elverişli olmadığını da unutmamak önemlidir. Geçiş kontrol sistemleri güvenliği desteklerken, otomasyon teknolojisi süreçleri kolaylaştırır. Ve ağ bağlantılı herhangi bir cihaz veya yazılım için bir veri bileşeni varken, çoğu teknolojinin gerçek faydası işlevindedir. Optimum yatırım getirisi için bu işlevi anlamak ve kullanmak Tesis Yöneticilerine kalmıştır. 

Tesis Yönetimi için hepsini bir araya getirmek gerekir!

Tesis yöneticileri, çalışanları doğrudan ve dolaylı olarak desteklerken, düzen ve organizasyon için süreçler oluşturur. Tesislerin bakımı ve iyileştirilmesinden sorumludurlar. Başarı için verilerden yararlanmak üzere karmaşık entegrasyonlar oluştururlar. 

Bu dört işlevi bir araya getirdiğinizde, Tesis Yöneticilerinin gerçekte ne yaptıklarının bir resmini çizerler. Genel olarak, odaklandıkları işin her yönünü desteklemek için işyerini optimize etmeye odaklanırlar. Ancak daha derin bir düzeyde, şirkete başarı için sağlam bir temel sağlamakla ilgilidir.