RFI Nedir?

Bir ürün veya malı satan tedarikçilerden bilgi edinmek ihale sürecini oluşturmak için gerekli olan sağlam tedarikçi ekosistemini sağlar. İşte bu noktada RFI oluşturularak tedarikçilerden bilgi toplama ihtiyacı oluşur. RFI’ya cevap veren tedarikçileri kategorik olarak sınıflandırarak karşılaştırma yapılır. Bu kapsamda hangi tedarikçinin hangi amaç için kullanılacağına daha doğrusu ihaleye katılacağına karar verici bir sistem oluşturulur. RFI ile tedarikçilere ait bir veri tabanı oluşturmak için kullanılmaktadır. RFI sayesinde ihtiyaçlar ve beklentiler tanımlanarak, satıcıların ürün veya hizmeti nasıl tedarik edeceğine dair cevaplar sağlanır. Özet olarak uygun şartlara sahip potansiyel tedarikçileri listelendiği bir veri bankası oluşturmak için RFI kullanılmaktadır. RFI ismiyle bu süreci yönetmeseniz bile, tedarikçini tanı felsefesiyle benzer yaklaşımlar sunarak, tedarikçilerinizin bilgilerini barındıran bir veri tabanı oluşturarak, işletmenizi satın almaya bağlı stratejik risklerinin bir kısmını yönetmiş olursunuz.  Bu durumda RFI ile ilgili konuyu detaylı olarak anlarsak, satın almaya bağlı riskleri azaltmış ve yine satın almaya bağlı fırsatları değerlendirmiş olursunuz. O zaman RFI konusunu daha detaylı olarak inceleyim.

RFI Nedir?

RFI açılımı Request for information olup Türkçe karşılığı Bilgi Talep Formudur. Bilinmeyen bir pazardan yeni bir ürün veya hizmet almak için, ilgili hizmet veya ürünün olduğu pazara penetre olmak amacıyla, çok niş bir uzmanlık alanı gerektiren işler için veya kapsamlı proje veya yatırım planları için kullanılan ve firmaları tanımaya yarayan bir formdur. RFI ile tedarikçiler hakkında bilgi toplanmasıyla, spesifik özellikleri ortaya çıkarılır ve potansiyeli olanlar ayrıştırılarak ihtiyaç halinde mal veya hizmet alımı için ihale ve satınalma süreçlerine davet edilir.

RFI Formunda Neler Bulunur?

RFI ile tedarikçiler arasında kategorik olarak karşılaştırma yapmak amacıyla bir çok soru bulunabilir. Bu sorulara gelen cevaplara ve dokümanlara göre sınıflandırma yapılır. RFI en çok ithalat ve ihracata konu olan mal ve hizmet alımları amacıyla uluslararası piyasalarda rağbet görmektedir. İdeal tedarikçinin RFI formunu tam olarak doldurması ve formda yer alan belgelerin teslim etmesi beklenir. Eksik, hatalı veya yanıltıcı bilgi veren tedarikçiler kategorik olarak potansiyel tedarikçi olma kapsamında elenmiş olur.

RFI tedarikçini tanımak için kullanıldıktan sonra RFP kullanılır. RFP ürün, hizmet veya proje hedeflidir. Öncelikli olarak RFI tedarikçi listesi oluşturularak uygun tedarikçiler belirlenerek çalışacağınız iş ile ilgili detayları bildiren RFP dokümanları gönderilir.

Madem Tesis Yöneticileri için yazıyorum o zaman RFI tesis yönetiminin neresindedir? Esasında çok büyük bir projeniz yoksa kullanmanıza gerek olmaya bilir ama tesislerde sıkça karşılaşılan durumlardan birisi ek bina, inşaat, teknik alt yapı gibi karmaşık projeler için RFI kullanabilirsiniz. Ayrıca örneğin farklı hizmet disiplinlerini outsource olarak almak isterseniz RFI kullanabilirsiniz. Mesela farklı şehirlerde çok şubeli bir tesisi yönetiyorsanız, temizlik hizmetini outsource olarak almak istediğinizde şubelerin olduğu yerlerde temizlik firmasının organizasyonlarının olmasını beklersiniz. Veya bir inşaat işine başlamak için potansiyel yüklenicilerden RFI talep ederek inşaat ile ilgili yeterlilik ve izin belgelerinin kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Teknolojiye bağlı olarak iletişimin artması ile birlikte, yine teknolojiye bağlı olarak ürün ve hizmetler daha karmaşık hale gelmiştir. Dolayısı ile zaten ürün ve hizmetlerin karmaşıklaştığı bir pazarda tedarik operasyonu yapılırken bir çok kurum tedarikçilerin yetkinlik ve yeterliliklerini RFI ile sorgulamaktadırlar. Özellikle endüstrinin gelişmesi sonrası RFI yönetimi başlamış ve teknolojinin gelişmesiyle birlikte yaygınlaşmıştır.

RFI ne kazandırıyor?

RFI her şeyden önce aday tedarikçinizi tanımanıza olanak sağlıyor. Tedarikçinin hizmeti veya malı satmaya yetkin ve yeterli olup olmadığını ve potansiyel bir tedarikçiniz olup olmayacağına karar vermenize olanak sağlıyor. RFI uygulaması ile tedarikçi havuzunuzda yetkin, yeterli ve sağlam tedarikçiler bulundurarak rakiplerinizden bir adım önde olursunuz. RFI ile oluşturulmuş tedarikçi havuzuna sahip şirketler satınalma ve ihale süreçlerini hızlıca sonuçlandırarak rakiplerinden bir adım önde olmayı başarıyor. Diğer taraftan RFI ile firmalar tedarik operasyonlarını yalınlaştırırken aynı zamanda operasyonel verimlilik sağlanması, hata oranı düşük projelerin gerçekleşmesi, mal ya da hizmet kalitesinin mükemmelleştirmesini ve tasarruf fırsatların yaratılmasını sağlayabilmektedir.

RFI yeterli mi?

Aslında bir tedarikçiyi tanımak sadece RFI ile yeterli olmayabilir. RFI da ne kadar ucu açık veya çoktan seçmeli sorular olsa bile her an farklı bir deneyim ve bakış açısı oluşabilir. Tedarikçiler ile yaptığınız toplantılar sırasında davranış ve iletişim biçimleri, demo uygulamaları, çalışma istek ve enerjileri, refaransları ile yaptığınız görüşmeler gibi konular karar vermeniz için destekleyici parametrelerdir.

RFI soruları nelerden oluşur?

Esasında RFI soruları, bulunduğunuz sektör, talep ettiğiniz ürün veya hizmet, talep miktarı ve talebin kompleks yapısı belirler. İnşaat yapıyorsanız farklı sorular, yazılım satın alacaksanız farklı sorular, hizmet satın alacaksanız farklı sorulardan oluşur. Diğer taraftan RFI oluştururken bazı ortak sorular olabilir. Bu kapsamda firmanın bulunduğu sektör, sektör sıralaması, arz kapasitesi, fiyatlandırma stratejileri, rekabet durumu, değişim ve eğilim faktörleri, esneklik durumu, referansları, mali yapısı, iş planı, çalışan sayısı, hizmet verdiği lokasyonlar gibi sorular sorulabilir. İyi bir RFI hazırlanması durumunda tedarikçinizin güçlü ve zayıf yönlerini keşfederek çalışıp çalışmayacağınıza karar verebilirsiniz. Ayrıca çalışmaya karar verseniz bile kapasitesini tespit ettiğiniz için kapasitesine uygun kaldırabileceği potansiyelde iş vererek çalışabilirsiniz. Diğer taraftan RFI sayesinde tedarikçinizi çok iyi tanıdığınız için elinizde çok kuvvetli bir pazarlık imkanı doğar. Örneğin bir AVM yönetiyorsunuz ve hizmet almak için RFI ile tedarikçi listesi oluşturdunuz. Bir tedarikçi dikkatinizi çekti, bir çok sektörde referansı olmasına rağmen AVM’ler ile ilgili bir referansı yok. AVM referansı sağlamak için işi verebilir ve karşılığında ise sıkı bir indirim alabilirsiniz.