Tedarikçi Teknik Yeterlilik Raporu Nasıl Hazırlanır?
Tesis Yönetimi sektörünün ekosistemi tedarikçilerden oluşur. Sadece iç kaynaklar ile bir tesisin yönetimini yapmak günümüzde imkansızdır. Gerek müşteri beklentileri gerekse tesis üzerinde kurulu olan sistem ve teknoloji buna izin vermeyebilir. Diğer taraftan bir çok tedarikçinin sektöre giriş bariyeri düşüktür. Düşük bariyer sayesinde yetkin olan veya olmayan bir çok tedarikçi tesis hizmetlerinden iş almak isteyecektir. Tesisin işletilmesi için gerekli hizmeti almak zorunluluğu oluştuğu için tedarikçileri seçerken risk analizi oluştururken aynı zamanda teknik olarak yeterli olup olmadığını da incelememiz gerekir.
Tedarikçi Teknik Yeterlilik Raporu hazırlamak için gerekli kriter, tanım, değerlendirme ile birlikte destekleyici referans ve kanıta dayalı notlara göz atmak gerekir. Referans ve değerlendirme doküman örnekleri her ne kadar aşağıda belirtilmiş olsa da hizmetin çeşidine bağlı olarak doküman çeşitleri azaltılabilir veya çoğaltılabilir. Her şekilde talep edilen referans ve değerlendirme dokümanlarının başlıkları Tedarikçi Teknik Yeterlilik raporunda olmalı. Bu kapsamda aşağıda kriterlere ait başlıklar ve diğer gereksinimleri sağladığında 1 ile 4 arası not vermek ve sonrasında ise çıkan not ortalamasını risk analizi raporuna eklemek gerekecektir. Esasında Teknik Yeterlilik Raporu, Tedarikçi Risk Analizinin bileşenlerinden birisidir.
Kuruluş Şekli : Özel ve ikna edici istisnalar dışında, hizmet alınacak Tedarikçinin sermaye şirketi şeklinde kurulmuş olması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Ticari sicil belgesi, Vergi sicili, Son yıla ait faaliyet raporu.
Ortaklık Yapısı : Tedarikçinin ortaklık yapısının şeffaf ve açık olması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Sermaye ve ortaklık yapısını gösteren dokümanlar.
Mesleki Sorumluluk Sigortası : Gerekli görülmesi halinde, Tedarikçi verdiği hizmetten doğabilecek zararları karşılamak amacıyla sorumluluk sigortası yaptıracağını taahhüt etmesi beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme :
Yetki : Yurt dışında veya Türkiye’deki yetkili otoritelerce faaliyette bulundukları alan ile ilgili yetkilerinin iptal edilmemiş ve kısıtlanmamış olması gerekmektedir.
Referans ve Değerlendirme : İlgili otoritelerden alınan yetkiler, yeterlilikler, üyelikler ve sertifikalar. (BTK, SPK, BDDK, ISO, TÜV, TSE vb.)
İtibar : Kurucu ortakların müflis olmaması, konkordato ilan etmemiş olması, uzlaşma suretiyle yeniden borç yapılandırma başvurusunun tasdik edilmiş olmaması veya hakkında iflasında ertelenmesi kararı verilmiş olmaması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçi ve ortak kişilerine ait iflas soruşturması, Tedarikçi ticari sicil kayıt geçmişi.
Nitelikli Pay Sahiplerinin, YK Başkan ve Üyeleri ile Tedarikçiyi Temsile Yetkili Yöneticilerin İtibarı : İşin getirdiği mali güç ve itibara sahip olmaları, Yurt dışı ve Türkiye’de yetkili otoritelerce bulunduğu alan ile ilgili yetkileri iptal edilmiş veya kısıtlanmış ortak, yönetim kurulu başkanı, üyesi veya denetçi ya da yönetici olmamaları veya çalışan olarak yetki iptaline veya kısıtlamaya neden olan işlemlerde sorumluluklarının tespit edilmemiş olması gerekmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Ticari sicil belgesi, Vergi sicili, Son yıla ait faaliyet raporu, Son döneme ait denetim raporu, Son döneme ait gelir tablosu ve bilançosu.
Bilgi Güvenliği : Tedarikçinin hizmeti kendi bünyesinde veriyor olması durumunda, olası güvenlik risklerine, yangın ve doğal afetler gibi acil durumlara karşı gerekli önlemleri alması beklenmektedir. Tesis için çok kritik olan bilgi güvenliğinin sağlanması konularında tesisin Bilgi Teknolojisi birimlerine danışılır.
Referans ve Değerlendirme : Bilgi güvenliği politikası, Bilgi güvenliği sertifikası ISO 27001 vb., Fiziki güvenlik prosedürü, Kullanıcı hesapları yönetimi prosedürü, Çevresel önlemler ile ilgili talimatlar, Kısıtlı alanlara fiziksel erişim prosedürü, Tedarikçi tarafından atanmış kişileri görev tanımı ve özgeçmişleri.
Personel Yeterliliği : Tedarikçinin hizmetinin gerçekleştirebilecek yeterli sayı ve nitelikte personele sahip olması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçi ile yapılan sözleşme, Servis seviyesi anlaşması, Hizmet bakım anlaşması, Tesis adına çalışan tedarikçi personel listesi, Kritik roller için atanmış asıl ve yedek personel listesi, Tesis için görevlendirilmiş müşteri ilişkileri yöneticisi, Tesis adına atanmış çalışanların görev tanımları ve özgeçmişi.
Teknik Donanım : Tedarikçinin hizmeti gerçekleştirebilecek teknik donanıma sahip olması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçinin sunduğu çözüm ile ilgili bilgi, teklif talebi ve teklif dokümanları, Tedarikçiden alınacak hizmet ile ilgili sunum, tasarım, analiz, vb. dokümantasyon.
Belge ve Kayıt Düzeni : Tedarikçinin hizmeti gerçekleştirebilecek belge ve kayıt düzenine sahip olması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçi veri yönetim süreçleri, Tedarikçi veri iletimi / girişi / işleme / saklama / arşiv ve imha ile ilgili prosedür ve talimatlar, Veri yedekleme politikası, Bilgi güvenliği politikası, Operasyon yönetimi prosedürleri, Tedarikçi talep yönetim sistemi dokümantasyonu incelemesi.
Kalite : Tedarikçinin servis kalitesi ölçülebilir olmalı ve sözleşmelere SLA maddeleri eklenmelidir.
Referans ve Değerlendirme : Servis seviyesi anlaşması, Güncel servis seviyesi raporları, Güncel tedarikçi risk ve performans raporlar, Tedarikçi kalite süreçleri, Tedarikçi kalite sertifikaları, Tedarikçi iç kontrol ve risk yönetim süreçleri incelenmelidir.
İş Süreçleri : Tedarikçinin iş süreçleri ve çalışma tarzı şirket (tesis) ile uygun olmalıdır. Tedarikçi şirketin yönetim ilkelerini ve kurumsal kültürünü iyi biliyor olmalıdır.
Referans ve Değerlendirme : Alınan hizmetler ile bağlantılı iş süreçleri, örneğin, yazılım geliştirme standartları, operasyon yönetimi, fiziksel güvenlik yönetimi, doküman yönetimi vb.)
Esneklik : Tedarikçinin hizmet şartlarına, tedarik edilen hizmete yönelik değişikliklere, teslimat tarihi ve teslim miktarındaki değişikliklere uyum sağlayabilme ve acil istekleri karşılayabilme yeteneği açısından değerlendirilir.
Referans ve Değerlendirme : Acil değişiklik ve talep prosedürü, Sözleşmede yer alan çalışma yöntemi örneğin; adam/gün, proje tamamlanması, sorumlu personel atanması vb., Talep iş emri yönetim süreci, Firma ile imzalanan sözleşmedeki değişiklik ile ilgili şartlar.
Tedarik Süresi : Hizmet sağlayan tedarikçi, alınan ürün veya hizmetleri önceden belirlenen sürede karşılayabilmeli ve gerektiği durumlarda acil ihtiyaçları karşılayabilecek yeterli işgücü ve hızlı temini sağlayacak şekilde stok durumlarına sahip olması beklenmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçi ile ilgili performans metrikleri, Servis seviyesi anlaşması, Güncel servis seviyesi raporları, Güncel tedarikçi risk ve performans raporları.
Destek : Tedarikçi firma verilen hizmet kapsamında ulaşılabilir olmalı ve sürekli destek halinde olması beklenmelidir.
Referans ve Değerlendirme : Destek iletişim bilgileri, Hizmet erişe bilirliği ile ilgili sözleşme koşulları, Servis seviyesi anlaşması, Acil durum iletişim bilgileri, Tedarikçi hizmeti ile ilgili yardım, eğitim, destek dokümantasyonu ve kaynakları.
İş Sürekliliği : Tedarikçinin iş devamlılığı planına sahip olması gerekmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Teklif dokümanı, Teklif talebi, Fizibilite çalışması, Fayda maliyet analizi.
Sertifikalar : Tedarikçinin ürün ve hizmetlerine ait sektörünün kabul ettiği standartların sertifikalarının (Örneğin, ISO 9000, ISO 14001, ISO 27001, OHSAS 18000, CE; TSE, TÜV, TS 16949 vb.) mevcut olup olmadığı, tedarikçinin yeterlilik kapsamında değerlendirilmesinde dikkate alınır.
Referans ve Değerlendirme : Ürün ve hizmetlerine ait sertifikalar, Tedarikçi çalışanlarının yetkiliğini belgeleyen Diploma, Lisans, SMMM vb sertifikalar.
Tecrübe ve Referanslar : Tedarikçi şirketin ve personellerinin hizmeti sağlayacak düzeyde deneyimli olması gerekmektedir.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçi referansları ve tecrübesine ilişkin dokümanlar, Web sitesinde hizmet ve referans bilgileri, Tedarikçi hakkında çıkan haberler, Tedarikçi tarafından hizmet sunacak olan personellerin görev tanımları ve özgeçmişleri.
Müşteri İlişkileri : Tedarikçinin satış, satış sonrası ve diğer müşterileri ile ilişkileri yöneten ve takip eden bir müşteri temsilcisi atamış olması beklenmektedir. Tedarikçi müşteriye karşı iyi ilişkiler yürütmelidir.
Referans ve Değerlendirme : Müşteri ilişkileri yöneticisi bilgileri, Firma web sitesi ve telefon ile iletişim seçenekleri, Sözleşmede yer alan iletişim koşulları.
Fizibilite : Tedarikçi fiyatları mümkün olduğunca detaylı vermeli ve indirim oranlarını belirlemelidir.
Referans ve Değerlendirme : Teklif dokümanı, Teklif talebi, Fizibilite çalışması, Fayda maliyet analizi.
Finansal Durum : Tedarikçinin finansal durumunun uygunluğu, mali durumunun sağlam ve güvenilir yapıda olması beklenmektedir. Tedarikçi finansal yapısı fatura tesliminden sonra gerçekleşecek ödemeleri de taşıyabilecek derede güçlü olmalıdır.
Referans ve Değerlendirme : Tedarikçi karlılık bilgileri, Son dönem mali tabloları, Fatura ödeme tarihçesi, Geçmişe yönelik tedarikçi boyutu ve karlılıktaki değişimleri, Tedarikçi hakkında çıkan haberler.
Eğer yukarıdaki bilgileri girerek 1 ile 4 puan arasında değerlendirme yapmışsanız artık tedarikçinizin teknik değerlendirmesini bitirmiş oluyorsunuz. Teknik değerlendirme raporunu, Tedarikçi Değerlendirme Raporuna ekleyerek sonuç raporu oluştura bilirsiniz. Sonuç raporuna göre tedarikçi ile çalışıp çalışmayacağınızı kanıta dayalı bir rapor ile ifade edebilirsiniz. Bir çok Tesis Yöneticisi tedarikçi teknik değerlendirme raporu yapmıyor olsa da esasında yukarıdaki bilgiler ışığında tedarikçiye olan bakış açısını değiştireceğini ve tedarikçi ile olan ilişkisini gözden geçireceğini düşünüyorum. Sadece farkındalık bile tedarikçi ile olan risklerin büyük bir kısmını yönetmiş olursunuz.