RFP Nedir?

İyi bir Tesis Yöneticisi, en az ortalama bir satınalma uzmanı kadar, stratejik ve operasyonel satınalma süreçlerini iyi bilmelidir. Özellikle global bir kurumun tesis yönetim hizmetlerini yönetiyorsanız, satınalma konusunda başka bir ifadeyle Tedarik Yönetimi süreçlerini uluslar arası boyutta bilmeli ve yurt dışı hizmet veya mal satın alımı yapılırken küresel jargonlara hakim olmalıdır. RFP gerek büyük kamu işlerinde gerekse uluslar arası büyük projelerde sıkça kullanılan kısaltılmış bir terim olduğu için, anlam ve süreç konusunda bilgi sahibi olmak gerekir.

İngilizce Request for Proposal kelimesinin baş harfleri ile ifade edilen RFP, fiyat talebi yada başka bir ifade ile teklif isteği ya da teklif talebi olarak bilinmektedir. Kısa ve basit bir şekilde RFP; bir teklif talep dosyası veya dokümanı ile birlikte içerik olarak mal veya hizmete ait ihale şartları ve teknik şartnamelerin yer aldığı geniş kapsamlı bir teklif talep formudur . Tabii ki her durumda işler bu kadar kompakt olmaz. Bazen çok karmaşık ve bilinmez bir piyasada, gelişime açık ürün ve hizmet alım ihtiyacı doğduğunda işte o zaman iyi hazırlanmış bir RFP’nin kıymeti harbiyesi ortaya çıkar. RFP için gerekli olan ve bilmeniz gereken tüm konuları sade bir ifadeyle detaylandıralım.

RFP, yani teklif talebi (teklif talep formu, ya da teklif talep dosyası da diyebiliriz); bir proje, mal ve hizmet hakkında ayrıntılı bilgi veren ve aynı zamanda projenin tamamlanmasına, mal ve hizmetin alınmasına yardımcı olacak yüklenicilerden, hizmet sağlayıcılarından veya üreticilerden teklifler talep eden bir iş belgesidir. Çoğu inisiyatifler, kuruluşlar ve şirketler RFP’leri kullanmayı tercih eder ve çoğunlukla kamu kurumların veya hükümetler yalnızca teklif taleplerini kullanarak, proje, mal ve hizmet satın alma sürecini başlatırlar.  RFP için teklif talebini, belirlenmiş bir program içinde, tekliflerin fizibilitesini, teklif veren şirketin güvenilirliğini ve teklif verenin önerileni yapmak için öncelikli olarak hizmet veren veya satıcının iş yapma kabiliyetini incelemesi ve sonrası tekliflerin gözden geçirilmesi gerekir.

RFP için temel amaçlar

• RFP uygulaması en düşük teklifi almak için çoğunluklar kamu kurumları tarafından kullanılmaktadır.
• RFP ile teklifleri birden fazla şirket sunabilir.
• RFP ile teklif talebi, bir proje finansman duyurusu yoluyla şirketler teklif verebilir.
• RFP ile, teklif verme süreci ve sözleşme şartları ana hatlarıyla belirtir.
• RFP ile teklifin nasıl biçimlendirilmesi gerekti konusunda şirketlere rehberlik eder.

RFP ile teklif talepleri

RFP ile sadece teklif verme süreci, detayı ve proje, mal veya hizmet alımına yönelik sözleşme şartlarını ana hatlarıyla belirtilmez ayrıca tekliflerin nasıl biçimlendirilmesi ve sunulması gerektiği konusunda da ayrıntılı olarak rehberlik sağlar. Küçük işletmeler RFP kullanmaz çünkü RFP genellikle karmaşık hizmetler ve projelerin detaylandırılması ve sözleşme için alt yapı oluşturulması amaçlanmıştır. RFP ile, projenin doğasını ve tekliflerin nasıl derecelendirildiğini açıklanabilir ve proje ve hizmetin değerlendirme kriterleri belirtilebilir.  RFP ile teklif talepleri, teklif veren arasında kazanan tarafından gerçekleştirilecek görevler detaylı olarak açıklanan bir çalışma beyan ya da taahhütü ile işi bitirmek için bir zaman çizelgesi yani iş planı içerebilir. Diğer taraftan teklif veren kuruluş ve kuruluşa ait birim hakkında detaylarda yer alabilir.

RFP ile teklif formatını ve hangi bilgileri içerebileceğini belirtilebilir ve tekliflerin nasıl hazırlanacağı ve sunulacağı konusunda rehberlik eder. 

RFP ile şekil şartları belirlenen teklif detayları, yüklenicinin projesini geliştirmeyi engelleyecek şekilde çok fazla sınırlamamalı, çalışmasına engel olacak kısıtlayıcı detaylar yer almamalıdır. Diğer taraftan ise, yüklenici için belirsizliğe yer açacak kadar eksik bilgi yer bırakılmamalıdır.

Yukarıda da bahsettiğim gibi RFP uygulaması çoğunlukla  devlet kurumları ve kamu sektörü tarafından kullanılmaktadır. Kurumlar proje, hizmet veya mal satın alma sürecini özel sektör arasında rekabeti sağlayacak nitelikte olmalıdır. Diğer taraftan etkin maliyet yönetimi adına düşük maliyet için rekabetçi bir teklif sürecinin gerçekleşmesi ve buna bağlı olarak en düşük teklifin değerlendirilmesi gerekir. RFP ile teklif toplamanın en büyük amacı ortak paydada birden çok teklif toplamaktadır. Böylece her teklifin

Bir kuruluşun bir RFP vermesinin nedeni, birden çok teklif almaktır. Gelen her teklifi inceleyerek yol ve yöntemlerini öğrenerek farklı bakış açısı ve deneyim kazanarak sürecin devam ettirilmesi kusursuza en yakın süreç olacaktır. Örneğin; kağıt tasarrufu ve süreç verimliliği için manuel raporlama sisteminden elektronik raporlama sürecine geçecek olan bir işletme, yeni yazılım sistemlerinin kurmak ve işletmeye entegrasyonunu sağlamak için oluşturduğu farkındalık ile, donanım ve kullanıcı eğitimi için ayrıca teklif talebinde bulunabilir.

RFP için gereksinimler nelerdir?

Kamu kurumları veya özel kurumlar, proje, mal ve hizmete yönelik maliyeti azaltmak amacıyla, tam bir açık rekabet koşulları sağlamak için RFP ile teklif talebinde bulunmaları gerekebilir. İhtiyaç duyulan proje, mal veya hizmete en yakın tasarlanmış bir teklif, her zaman en düşük fiyatlı olmayabilir. Dolayısı ile her zaman en düşük fiyatlı teklif kabul edilecek anlamına gelmez.

RFP ile profesyonel bir şekilde teklif talebi hazırlamak, proje, hizmet ve ürüne yönelik çözümü, kaliteyi, başarıyı veya başarısızlığı belirleyebilir.  RFP’de belirtilmiş olan kural ve şartlar eğer belirsiz ise, teklif sahipleri eksiksiz çözüm sağlama konusunda yetersiz kalabilirler. Diğer taraftan RFP ile teklif talebi oluşturulurken, çok ayrıntılı ve kısıtlayıcı bir şekilde ihtiyaçlar tanımlandıysa bu sefer teklif sahiplerini sınırlayarak onların yaratıcılığı ve yenilikçiliğini önüne geçer ki bu da istenmeyen bir durumdur.

RFP hazırlık süreci, önce teklif talebinin taslağını hazırlamakla başlar. Teklifi sunacak olan şirketler talebi dikkatlice inceler ve iyileştirme ve geliştirme ve daraltmak için tavsiyeler sunabilir.  Teklif talep taslağı, gelen geri bildirimlere ait önerileri dikkate alınarak nihai teklif talebi haline getirilir ve şirketler tekliflerini sunarlar. RFP’yi sunan müşteri, teklif verenler arasında küçük bir grubu seçer. Daha sonra fiyatlandırma ve teknik ayrıntılar için müzakereleri başlatır. RFP sahibi müşteri, sözleşmeyi imzalamadan önce tekraren ve bir kez daha teklif sahiplerinden en iyi ve son teklifi sunmalarını isteyebilir ve nihayetinde sözleşme, proje, mal ve hizmet alımı yönünde çözümü en iyi sunan firmayla yapılır.

RFP ile teklif talebi örneği

RFP konusu biraz daha kafamıza oturması için bir örnek vermek her zaman daha iyidir. Devlet Demiryolu İşleri Müdürlüğü, yüksek hızlı bir demiryolu sistemini finanse etmek, tasarlamak, inşa etmek, işletmek ve sürdürmek için bir teklif talebi yani RFB’yi yayınlar. İlgili taraflar, belgede belirtilen gereksinimleri karşılayan teklifleri sunar. Son teslim tarihine kadar alınan tekliflere göre, Ulaştırma Bakanlığı, tekliflerin daha fazla incelenmesi ve geliştirilmesi için komisyonlar kurar. Devlet Demiryolu İşleri Müdürlüğü, hedeflerine en çok uyan teklifi kabul eder ve işleri yapması için şirketi seçer. Her ne kadar 4 cümle ile örneklendirmiş olsam da, yüksek hızlı bir demiryolunu “finanse etmek”, “tasarlamak”, “inşa etmek”, “işletmek ve sürdürmek” her biri çok derin uzmanlık ve deneyim ve güçlü mali güç isteyen büyük süreçlerdir. iki sayfalık teklif talep dokümanı ile böylesine bir projeyi en iyi şartlarda satın almanız ve hayata geçirmeniz çok mümkün olmayacaktır.

RFP teklif formatı nasıl olmalı?

RFP için hazılanacak olan teklif formatı, teklif sunacak her firma için aynı olmalıdır. Firmalara özelleştirilmiş teklif formatı olmamalı. Teklif formatında ürün, mal ve hizmet kalemlerine ait fiyatları, periyodik bakım maliyetlerinin, ana ürünü tamamlayan yan veya sarf ürünlerin maliyet ve ilave ekipman masraf ve maliyetleri detaylı olarak yer almalıdır. Örneğin bir bina yönetimi yazılımı satın alırken, bu yazılımın barınacağı sunucu kiralama veya satın alma maliyeti, veritabanı bakım maliyeti ve lisans maliyetleri de teklif formatında olmalıdır. Ayrıca ürün geliştirmeye açık ise gerekli gelişim maliyetleri de teklif formatında olmalıdır. Peki RFP teklif formatında başka neler olmalıdır?

Kurumun kısa ve öz bir şekilde tanıtımı yer almalıdır. Teklife katılacak firmaların kurum hakkında gerekli bilgileri vermesi için faydalı olacaktır.

Teklif formatında satınalmaya dai süreç belirtilmelidir. Sözleşmeye kadar hangi süreçlerin işletileceği tedarikçiler tarafından öngörülebilir olmalıdır.

Teklife katılacak firmaların hangi yükümlülüklere gireceği açıkça belirtilmelidir. Önemli maddeler gerekiyorsa formatta mükerrer yer almalıdır.

Teklif sunacak olan firmaların fiyatlandırma modeli önceden hazırlanmalıdır.

Teklif sonrası kazanan firmaya kontrat süresini ve şartları açıkça bildirilmelidir.

Format tamamen net, kesin ve anlaşılabilir bir şekilde yalın olarak kullanılmalıdır.

Özellikle yabancı yazışmalar kısa ve öz olarak yapılmalıdır.

RFP sürecini özetleyelim.

RFP ile karmaşık ve büyük sorunların çözümü için teklif talep süreci oluşturulur. RFP ile bazen bir proje, bazen hizmet, bazen ise mal alımı ile ilgili teklif talepleri olabilir. Burada ki temel motivasyonun hizmetin büyük, karmaşık ve yüksek maliyetli olması ile ilgilidir. Genelde kamu yatırımları bu kapsama daha çok uygun olduğu için dünyada yoğunlukla RFP’yi kamu kurumları uygulamaktadır. RFP kesin ve kati bir doküman olmayıp ilk teklif talep öncesi istekli firmalar ile paylaşılır ve RFP üzerindeki eksik, fazla veya yanlış bilgiler düzeltilir. Düzeltmiş RFP ile teklif talepleri toplanır. Çözüme en yakın firmalar küçük bir grup olarak sürece kabul edilir ve müzakereler başlatılır ve sonucunda tüm kapsamı sağlayan bir sözleşme oluşturulur. Daha sonra çözüm yakın olan küçük bir grup içinden sözleşmeye göre ihale açılır ve çözümü sağlamaya en istekli, en ekonomik (ucuz) veya RFP sahibinin farklı motivasyonlarına uygun olarak (örn: yerli ürün, firmanın yerel olması, uzun ödeme planları, TL birim ile teklif sunması vb.) ve kısıtlara bağlı kalarak firma ile sözleşme yapılır.