IWMS Yazılımı Nedir?
IWMS yazılımı açık bir ifade ile Integrated Workplace Management System‘in kısaltılmışıdır. Türkçe olarak IWMS sistemi için, Entegre İşyeri Yönetim Sistemi diyebiliriz. İşyerinde Tesis Yönetimi (FM) sorumluluklarına yönelik yeni nesil çözümler sunan dijital bir platformdur. IWMS yazılımı, Tesis yönetimi kapsamında, işletme yönetimi, gayrimenkul yönetimi, gayrimenkul portföy yönetimi, maliyet yönetimi, ve fiziksel varlık yönetimi iş süreçlerinin en üst düzeye çıkarılmasını sağlamayı amaçlamaktadır. IWMS yazılımıyla kurumsal gayrimenkul yönetimi, bakım yönetimi (veya varlıkların yaşam döngüsü yönetimi) ve tesis yönetimi kapsamında sahada çalışanların yönetimi, gayrimenkul harcamaları ve maliyet tasarrufları gibi süreçleri yönetebilirsiniz. Ayrıca gelecekteki taşınma hareketlerini planlayabilir, mevcut alan ve hizmet verilerini analiz edebilir ve hatta temel idari görevleri yerine getirebilirsiniz. Örneğin yeni çalışanlara masa atamak veya büyük bir ofis alanı içinde iş arkadaşlarını bulmak gibi. İyi tasarlanmış IWMS programları ile taşıma yönetimi ve oturma senaryolarının planlaması için çeşitli düzenlemeler yapılabilir. IWMS programları ile, maliyet tasarrufu ve yönetim ihtiyaçlarınızı optimum düzeyde sağlayabilirsiniz.
IWMS yazılımı kiralamak veya sahip olmadan önce tam olarak bu yazılımın ne olduğunu ve tesisinize nasıl faydalı olabileceğini çok iyi anlamak ve analiz etmek gerekir. IWMS yazılımını kimlerin kullandığını, bu yazılım ile neler yapıldığını, hangi durumlarda faydalı olduğunu, nasıl çalıştığını, neden kullanılması gerektiğini ve nasıl uygulandığını bilmek gerekir. Bunun için IWMS yazılımlarının sunduğu tüm hizmetleri ve operasyonları en ince ayrıntısına kadar bölmek ve sunduğu araçları iyi tespit etmek gerekir. Tesislerin hayatını kurtardığını vaat eden IWMS yazılımlarını daha iyi anlamak için, sade ifadeler kullanarak anlatmaya çalışacağım, çayınızı kahvenizi alın başlıyoruz.
IWMS programları, belirli bir organizasyonda farklı fonksiyonlara sahip çalışanlar tarafından kullanılmak üzere özel olarak arayüzler ve işlevler sağlanarak tasarlanmaktadır. Departman yöneticilerinden, grup başkanlarına ve hatta yarı zamanlı, alt düzey çalışanlara, çok çeşitli departman ve rollerdeki ekip üyeleri için yerleşim senaryosu planlaması, çalışan bulma araçları, 3. parti uygulama entegrasyonları ve senaryo analizi gibi şeyler için IWMS sistemi oldukça işlevseldir. Bu işlevler ile bir ofisteki fiziksel alanları planlayabilir ve yönetebilirsiniz.
IWMS yazılımından yararlanabilecek diğer çalışanlar ise, kurumsal gayrimenkul yöneticileri, çevre, enerji ve sürdürülebilirlik yöneticileri de bulunur. IWMS yazılımı ile, işletmenin bakım operasyonları, alan kullanımı ve enerji verimliliği hakkında yapılacak analizler ve raporlar ile daha iyi ve daha bilinçli kararlar alınmasını sağlayabilirsiniz.
IWMS yazılımı ayrıca, ofis ekibinizden olmayan kişiler için de yararlı olabilir. Örneğin; şirketiniz bir incubation’un (kuluçka) parçası olarak bir startup’a ev sahipliği yapıyorsa veya tesislerinizi başka bir organizasyonla paylaşıyorsanız, ofisteki fiziksel sınırları, alanları çatışma veya belirsizliklere yer bırakmadan net bir şekilde IWMS yazılımı ile yönetebilirsiniz. Son yıllarda kurumsal büyük firmalar, start-up’ları için alan ayırarak girişimcilere ev sahipliği yapmaktadır. Bu tip özelleştirilmiş alanlar için, bakım ve temizlik personellerinin günlük faaliyetlerini, idari ekiplerin fonksiyonlarını ve ihtiyaçların yönetimini yapabilirsiniz.
IWMS programının kullanılma şekli, işletmeden işletmeye ve hatta kullanıcıdan kullanıcıya büyük ölçüde değişebilir. Örneğin, çok uluslu bir üretim işletmesi, farklı kıtalardaki tüm farklı gayrimenkulleri ve fiziksel varlıklarıyla ilgili merkezi bir veri tabanını korumak ve yönetmek için IWMS yazılımını kullanabilir. Bu şekilde, tesis yönetimi uzmanları ve merkez ofisteki diğer üst düzey yöneticiler, ofisleri fiziksel olarak ziyaret etmek veya sahadaki çalışanlardan düzenli bir rapor almak zorunda kalmadan, tesislere ait alanların nasıl kullanıldığını takip edebilirler.
IWMS yazılımı, işletme maliyetlerini düşürme amacıyla harcamaları ve kamu hizmeti kullanımını izlemek için de oldukça yararlıdır. Bu tür verileri takip etmek için mevcut yönetim sistemleriniz varsa, yaklaşımınızı bir IWMS yazılım programıyla entegre edebilirsiniz. (Ya da entegrasyon hizmeti veren bir IWMS sistemi alabilirsiniz) IWMS yazılım programı, mevcut sistemleri daha verimli hale getirmek için sentezlenmiş bir analitik yaklaşım sunabilmesi için tesisteki diğer veri noktalarını (yazılım sistemlerini) bir araya getirme (servis entegrasyonu) gücüne sahip olmalıdır.
Bir IWMS yazılım programının kullanımının bir gereklilik haline geldiği birkaç özel olay noktası vardır. Şirketinizde yaptığınız taşınma operasyonları ile yüzlerce çalışanı, binlerce pahalı teknoloji parçasını ve yeni adrese teslimat yoluyla gelen çok sayıda yeni mobilyaları içerdiğinde özellikle büyük bir iştir. Neyse ki, IWMS sistemlerinin işlevselliği, küçük ve eski bir ofisten daha geniş ve yeni bir tesise doğru büyük adım atarken tüm bu akışı çok daha kolay hale getiren taşınma yönetim sistemini içermektedir. (İçermiyorsa servis sağlayıcınızdan talep edebilirsiniz) Diğer taraftan, taşıma operasyonları bitse dahi IWMS yazılımını kullanmaya devam edilmelidir. Eğer işletmeniz hızla büyüyorsa, ofislerin nasıl kullanıldığını takip etmeniz gerekir, böylece ofis alanlarının ne kadar genişlediğini veya tamamen başka bir alana taşınma zamanının geldiğini anlayabilirsiniz. Günümüzde bilinirliği hızla artan, büyük fonlara ulaşan, halka arz olan veya satın alma ile hızla büyüyen şirketlerin, birkaç yılda bir taşınarak yeni ve büyük ofis alanlarına yerleşmesi sık rastlanan bir durumdur.
Bir kuruluş, büyük bir depo alanına sahip olacak veya çok katlı bir binaya taşınacak kadar büyüdüğünde, farklı departmanlarda çalışanların birbirleri ile fiziksel iletişim ve etkileşimde bulunması daha zor hale gelir. IWMS, çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu her an rahat kullanım sağlamak için MS Teams, Workplace, Slack, Zoom gibi sistemlerle entegre olabilmelidir. (Eğer değilse servis sağlayıcınızdan talep edin)
IWMS programları tamamen dijitalleştirilmiş ve dolayısıyla hemen hemen her yerde ve her zaman kullanılabilir olmalı. IWMS yazılımınız dizüstü bilgisayarınıza yüklüyse, evdeyken ofisinizi kontrol edebilir olmalısınız. Özellikle herhangi bir konuma bağlı olmadan, örneğin sahada bir taşınmayı yönetirken, sisteme uzak bağlantı sağlayarak süreci daha basit yönetebilirsiniz. Kat planı düzenlerinin neye benzediğini görmek için ofiste fiziksel olarak bulunmanıza gerek yoktur. Masa, sandalye gibi mobilyaları fiziksel olarak yerine yerleştirmeden oturma planlarını ve mobilya yerleşim tasarımını planlamak için bile IWMS sistemini kullanabilirsiniz.
IWMS mobil uygulama bağlantısının dahil edilmesiyle birlikte artık daha da esnek bir kullanıma sahip olmuştur. Çoğunlukla evden çalışan ancak ara sıra ofise gelen kişi, IWMS mobil özelliklerini kullanarak, yoldayken iş arkadaşları ile toplantılar veya kısa görüşmeler yapabilir. Kısacası hareket halindeyken kontrol edilen bir çalışma alanı yaratabilirsiniz.
IWMS, gelişmiş envanter kontrolü ve analizi ile, alan ve fiziksel varlıklarınızın dijitalleştirilmesi de dahil olmak üzere birçok pratik avantaja sahip olabilirsiniz. IWMS ile, şirket içinde ekip üyelerini alan yönetimi ile ilgili büyük kararlara dahil edebilir ve belirli ekiplere farklı roller verebilirsiniz. Tesisinizdeki kullanılabilir alanları hızlı bir şekilde tahsis edebilir ve analiz ederek planlama yapabilirsiniz. Özellikle işe alım operasyonları sonucunda yeni çalışanlar geldiğinde, çalışma alanıyla ilgili unsurları çok daha hızlı ve sorunsuz hale getirerek, yeni çalışanlarınızı etkileme ve işinizin ilk günden itibaren ne kadar sorunsuz yürüdüğünü gösterme fırsatı sağlar.
IWMS sistemleri kuruluşunuzdaki herkese birçok fayda sağlasa da, sonuçta bu programlar; tesis yönetim personeli, ofis yöneticileri ve ofis ortamınızın nasıl çalıştığıyla ilgilenen diğer yöneticiler için hayatı çok daha kolaylaştıran bit sistemdir. IWMS yazılımı sorunları izlemeyi kolaylaştırır ve tek tıklamayla portföy raporları ve analizleri yapabilir. IWMS yazılımları sayesinde, Tesis Yöneticileri ve diğer iş kolları, veri toplamak, düzenlemek ve analiz etmek için aşırı miktarda zaman harcamak yerine dikkatlerini diğer iş işlevlerine çevirebilir.
IWMS yazılım programları genel olarak çok çeşitli sektörler ve çalışanlar için sunabileceği özelleştirilmiş işlevler sunabilmektedir. Çeşitli farklı sektörlerde ve ofis kurulum senaryolarında kullanışlı hale getirilebilecek çok yönlü bir araç olarak kullanılmaktadır. Birçok IWMS sistemi, çok büyük ölçekte belirli endüstrilere veya kurumsal uygulamalara odaklanırken, bazı sistemler ise start-up düzeyinde küçük kuruluşlarda bile çalışacak kadar basit bir yapı sunabilmektedir. İşletmenizin yaşam döngüsünün başlarında IWMS yazılımına dahil etmek, büyümenin her adımında size sorumluluk, planlama ve finansal tedbir kültürü oluşturmanıza yardımcı olabilir. İnsanların ofisin neresinde çalıştığına dair her zaman net olmayan çevik bir çalışma kültürüne sahipseniz IVMS sistemleri ile bu süreci basit bir şekilde yönetebilirsiniz.
Tesis yönetimi süreçlerine ait sorunlar, tesislerin daha çok büyümesiyle birlikte azalmaz tam tersi çoğalır. Dolayısıyla, alan tahsisi, kaynak kullanımı ve çalışan memnuniyeti ile ilgili sorunlar ancak bir işletme büyüdükçe çoğalabilir. Doğru konfigürasyonu yapılmış ve tesisinize özelleştirilmiş bir IWMS sisteminin sunduğu yeni usul yönetim teknikleriyle, tesislerdeki sorunları çözmenin daha etkili bir yoluna sahip olabilirsiniz.
IWMS Yazılımını Kimler Kullanmaktadır
IWMS yazılımları bir çok sektör tarafından kullanılsa da sıklıkla; Kurumsal firmalar, Emlak hizmetleri firmaları, Tesis hizmetleri sağlayıcıları, Gayrimenkul sahipleri ve Yönetici acenteler tarafından kullanılırlar. Geleneksel olarak gayrimenkul ve tesis profesyonellerini desteklemeye odaklanan IWMS çözümleri, daha çalışan odaklı hale getirilmekte ve temas noktaları olarak tüm bina sakinlerini ve ziyaretçilerini kapsayacak şekilde genişletmektedir.
IWMS Yazılımının Kullanım Alanları
Emlak ve Kiralama Yönetimi, IWMS yazılımının pratik kullanımlarından biridir. Yazılım, şirketin gayrimenkul varlıklarını yönetmeye yardımcı olmak için kullanılır ve kiralama sözleşmeleri, planlama ve teklifler, mülk yönetimi ve vergi yönetimi gibi unsurları içerir. IWMS yazılımı, ayrıca bir kuruluşun alan yönetimi optimizasyonunu kolaylaştırmaya da yardımcı olabilir.
IWMS’nin temel işlevsel alanları
- Çevresel Sürdürülebilirlik ve enerji yönetimi
- Sermaye yatırımı proje yönetimi
- Gayrimenkul Yönetimi
- Tesis Yönetimi
- Bakım yönetimi
A- Çevresel sürdürülebilirlik ve Enerji Yönetimi
IWMS Yazılımı, bilgilerin paylaşılabildiği entegre bir yazılım platformu aracılığıyla bir işletmenin tüm kaynaklarını ve varlıklarını en üst düzeye çıkarmasına olanak tanır. IWMS Yazılımı, verimliliği ve üretkenliği artırmak için bir işletmenin parasından ve zamandan tasarruf etmesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
IWMS yazılımıyla bir işletmenin enerji tüketimlerini ölçmesine ve atık yönetimine ve çevresel ilgili maliyetleri takip etmesine olanak tanır. Çevresel sürdürülebilirlik uygulaması, bina yönetim sistemlerine entegre edilerek tesisin klima, aydınlatma, havalandırma gibi sistemler üzerinde kontrol sahibi olması sağlanabilir. İşletmenin enerji tüketimini analiz etmek için bilgiler kullanılarak kıyaslamalar oluşturulabilir.
Enerji tüketimini analiz etmek, bir işletmenin enerji maliyetlerinin düşürülmesini ve planlanan tüm önleyici bakımın olması gerektiği gibi yapılmasını sağlamak için hangi alanlarda ek bakım veya özen gösterilmesi gerektiğini belirlenmesine yardımcı olabilir.
Yeşil enerji, yenilenebilir kaynaklardan elde edildiği ve çevreyi olumsuz etkilemediği için işletmeler arasında giderek daha popüler hale geliyor. Bilgisayar Destekli Tesis Yönetim Sistemi (CAFM) ile entegre edildiğinde, IWMS, tesisin tüm yaşam döngüsü için enerji ve sürdürülebilirlik ile ilgili tüm web tabanlı tesis yönetimi çözümlerini toplayabilir. Bilgiler ile bir işletmenin, karbon ayak izini azaltmak ve azalan enerji maliyetlerini izlemek için portföylerini ve bina operasyonlarını etkili bir şekilde planlamasına ve yönetmesine yardımcı olabilir.
B- Sermaye Yatırımı ve Proje Yönetimi
Yatırımlar ve Proje Yönetimi; varlık yönetimi ve işletmenin altyapısının korunmasına ve iyileştirilmesine yardımcı olur. Yatırım gerektirecek proje yönetimi tipik olarak yeni inşa edilen tesisler, genişletmeler, yenilemeler veya değiştirmeler için uygundur. Yatırım proje yönetimi ile ilgili bir IWMS’nin en büyük avantajı, tüm araçların aynı platformda tutulması ve aynı veri erişilebilirliğine sahip olmasıdır. Projelerin planlanması ve yürütülmesi, belge yönetimi ve finansal muhasebe söz konusu olduğunda tüm faaliyetler koordine edilir.
C- Gayrimenkul Yönetimi
Gayrimenkul yönetimi bir başka deyişle emlak yönetimi kapsamında, bir gayrimenkulü satın alma veya kiralama, satma veya kiraya verme gibi operasyonel süreçlerine ait faaliyetlerini ve maliyet yönetimini kapamaktadır. Gayrimenkul yönetimini destekleyen yaygın IWMS özellikleri arasında stratejik planlama, işlem yönetimi, teklif talebi (RFP) analizi, kiralama analizi, portföy yönetimi, vergi yönetimi, kiralama yönetimi ve kiralama muhasebesi bulunur.
D- Tesis Yönetimi
Tesislerin yönetimi, işletimi ve optimize kullanımı ile ilgili faaliyetleri kapsar. Tesis yönetimini destekleyen ortak IWMS özellikleri arasında stratejik tesis planlaması (senaryo modelleme ve analiz dahil), CAD ve BIM entegrasyonu, alan yönetimi, site ve çalışan hizmet yönetimi, kaynak planlaması ve taşınma yönetimi bulunur.
E- Bakım Yönetimi
IWMS ile, tesislerin ve varlıkların düzeltici ve önleyici bakımı ve işletimi ile ilgili faaliyetleri kapsar. Bakım yönetimini destekleyen yaygın IWMS özellikleri arasında varlık yönetimi , iş talepleri, önleyici bakım , periyodik bakım, reaktif bakım, iş talep ve iş emri yönetimi, garanti takibi, envanter yönetimi, tedarikçi yönetimi ve tesisin genel teknik durumu değerlendirmesi bulunur.
Artan Üretkenlik ve Verimlilik
IWMS yazılımının uygulanması, işyerinde farkındalık kazanma yoluyla verimliliği artırmada faydalı olabilir. Bir tesisteki tüm sistemler birlikte çalışır ve birbirleriyle etkileşim halindedir ve dolayısıyla IWMS yazılımının sağladığı verileri kullanarak daha iyi kararlar almasına olanak tanır.
Bir işletmenin endüstriyel unsurları dikkate alınır ve operasyonlar ve tesis yönetimi profesyonelleri, bu unsurların ne kadar uyumlu olduğunu görmek için görsel olarak değerlendirebilir, böylece tesisin alan ve varlık yönetimi ile ilgili daha bilinçli kararlar alınabilir.
İşletme IWMS yazılımı dışında süreci yönettiklerinde, raporlar, tahminler ve kıyaslamalar yanlış olabilir veya işyerindeki verimliliği ve üretkenliği olumsuz yönde etkileyebilecek eski bilgiler gösterebilir. IWMS çözümleri, işletmelerin bu raporları oluştururken kullanılan geleneksel yöntemlerin yerini almasına olanak tanır. Artık manuel olarak herhangi bir bilgi girmeye gerek yoktur. Bilgiler daha doğru olacak ve doğru kişiler tarafından erişilebilir hale gelecektir. Bilgiye, ihtiyaç duyan kişiler arasında paylaşılabildiğinde, kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmak için harcadıkları zamanı azaltır ve bunun yerine gerçek zamanlı verileri rahat ve kolay bir şekilde görüntüleyebilirler.
IWMS ile kullanıcılar, işletme veya işyeri için rahatsızlık vermeyecek zamanlarda da bakım planlayabilir. Bakım için en uygun zamanları planlayabilmek, çalışanlar için daha az dikkat dağılmasına neden olmak anlamına gelir ve bu da işyeri verimliliğini artırır.
Alan Kullanımı
Alan kullanımı ve yönetimi, IWMS yazılımından elde edilebilecek bir diğer önemli avantajdır. Bir tesis yöneticisinin tesisteki alanın ne kadar iyi kullanıldığını belirlemesi bazen zor olabilir. IWMS yazılımıyla tesis yöneticilerine işyeri ortamında verimliliği artırmak için gerekli fırsatları ve çözümleri belirleme yeteneği verir. IWMS Yazılımı, tesis için alan kullanımına ilişkin gerçek zamanlı veriler sağlar dolayısıyla anlık olarak üretkenliği görme şansı olur.
Tesis Yaşam Döngüsü Yönetimi
Entegre IWMS yazılımı, bir işletmenin gayrimenkul portföylerinin ve varlıklarının planlanması ve yönetimi için uygulanması gereken bir strateji olabilir. IWMS yazılım uygulaması, bir yandan kaynak yönetiminin yaşam döngüsünü en üst düzeye çıkarırken diğer yandan toplam doluluk maliyetini veya TCO’yu azaltmanın etkili yollarını bulmaya yardımcı olabilecek işletme kaynakları ile ilgili etkili bir organizasyon sağlayabilir.
Toplam doluluk veya sahip olma maliyeti, alıcıların bir ürün veya sistemle ilişkili tüm maliyetleri belirlemesine yardımcı olan mali tahmindir. Tam maliyet muhasebesi ile uygulanabilen yönetim muhasebesidir. Entegre IWMS sistemleri, tesis yönetimi, proje yönetimi ve gayrimenkul yönetimi ile ilgili verileri göz önünde bulundurduğunuzda önemli olan bir işletmenin değişen ihtiyaçlarına uyum sağlayabildikleri için faydalıdır. Standart IWMS çözümleri, TCO (Total Cost of Ownership – Toplam Sahip Olma Maliyeti) maliyetlerini düşürmeye yardımcı olabilir ve bu konuda esneklik sağlar. Entegre yazılım ayrıca daha yeni yazılım sürümleriyle uyumluluğu da sağlayacaktır.
Tesis Yaşam Döngüsü Yönetimi, işletmelere yardımcı olmak için yaşam döngüsü temelli düşünme unsurlarından yararlanmak üzere tasarlanmış esnek bir yaklaşımdır. Uygulama yaşam döngüsü yönetimi, bilgisayar programlarının geliştirilmesini ve donanım ve yazılım bakımı, sürekli entegrasyon ve proje yönetimi dahil olmak üzere programların tüm yönlerini içerir.
IWMS Yazılımının Uygulama Planlaması
IWMS yazılımına ait modülleri (bileşenler), kuruluşun ihtiyaçlarına göre öncelikli olarak planlı ve sıralı olarak aşamalı modül yapılması kararlı ve hızlı sonuç odaklı bir çalışma olacaktır. Diğer taraftan eğer önceden hazır bir altyapı ve atanmış ve konsantre olmuş bir yönetim ve operasyon ekibi varsa, tüm modüllerin hepsi birlikte kapsamlı bir şekilde uygulanabilir. Karmaşık ve kapsamlı bir IWMS sistemi için tüm modülleri aynı anda eksiksiz olarak hayata geçirmek her ne kadar ciddi bir koordinasyon, ekstra özen ve proje yönetim süreçleri uygulansa bile, çok uzun, yorucu ve yoğun mesailer almakta ve buna rağmen arzu edilen başarıdan çok uzak bir sonuç oluşturmaktadır.
Bir kuruluşun mevcut iş süreçlerini IWMS yazılımına dahil etmek istediğinde temel başarı için ön koşul, yapılandırmayı en zorlayıcı durumlar dışında, uygulamaya geçirmesidir. Unutmayın ki bir zincir en zayıf halka kadar güçlüdür. Dolayısıyla yapılandırmayı zorlayıcı koşulların ısrarla talep edilmesi ve tüm konsantrasyonun bu kapsama aktarılması dolayısıyla projenin çıkmaz bir döngüye girmesi, hedeflenen tarihlerde devreye alınamamasına ve dolayısıyla da projenin verimliliğini ve faydasını azaltacaktır. bırakın projenizin kolay ve rahat modülleri ilk etapta kurulsun ve kullanmaya başlayın. Sonraki süreçlerde daha zorlu süreçler için çalışmaya devam edebilirsiniz. Böylece bir yandan projeyi geliştirmek için çalışmalar yaparken diğer taraftan IWMS’in sağladığı dataları kullanma şansına sahip olursunuz. Bilgi güçtür ve IWMS’in sağlayacağı bilgiler ile geliştirme projelerinize güç sağlayabilirsiniz.
IWMS yazılımının uygulama planlaması, işin tanımlanmış bir yönünü ve stratejik hedefini içermelidir. Planlama aşaması, tesisin mevcut yöntem ve sistemlerinin objektif bir analizini ve IWMS yazılımından en iyi sonuçları elde etmek için gerekli olan gerekli kaynakları da içermelidir.
Plan, proje yönetim sistemleri ve bunların genel hedefleri hakkında net bir anlayış sağlamak fayda sağlayacaktır. Ayrıca, işletmenin tekrar eden sorumluluklardan ve görevlerden uzak durmasına yardımcı olabilir ve odaklanmış bir uygulama stratejisi için temel sağlayabilir. IWMS yazılımının uygulama planlaması nihayetinde kullanılan sistemin işlevselliğini ve süreç verimliliğini artıracaktır.
Planlama sürecinin 1. aşaması; ihtiyaç duyulacak kaynakların bir ön değerlendirmesini ve analizini içerir. Kaynaklar arasında veri gereksinimleri, yeni yazılım için ihtiyaç duyulacak eğitim gereksinimleri ve veri erişimi ve akışı yer alır.
Planlama sürecinin 2. aşaması; bir sistem tasarımı ve standartları geliştirilecek, ardından yazılım kurulumu ve veri geliştirme, entegrasyon ve rapor üretimi başlayacak ve ardından IWMS yazılımını kullanacak ve yönetecek kullanıcılar için eğitimler yapılacaktır.
Planlama sürecinin 3. aşaması; IWMS yazılımının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için bir teknik destek ekibi oluşturulmalı ve entegre işyeri yönetim sistemi yazılımının etkinliğini artırmak için ihtiyaç duyulabilecek herhangi bir ek eğitimleri ve takip eden zamanlarda ise sistem geliştirmelerini sürdürmelidir.
Planlama sürecinin bir başka faydası; ihtiyaç duyulacak bilgi sistemi ve veri düzeyine ilişkin öncelikleri belirleme şansıdır. Tüm tesislerin mevcut sistemleri ve veri kaynakları gözden geçirilmelidir, böylece IWMS yazılımı ile iyileştirmeden yararlanacak ek alanlar bulunup yönetim sistemine entegre edilebilir. Kullanıcıların yeni yönetim sisteminin işlevselliği konusunda eğitime ihtiyacı olacaktır ve son kullanıcılar bu hizmetler hakkında ek eğitime ihtiyaç duyabilirler.
IWMS Fırsat Değerlendirmesi
IWMS Fırsat Değerlendirmesi, İhtiyaç Analizi Değerlendirmesini dikkate alır. Ayrıca departmanlar arası veri akışını da içerir ve hangi departmanların sisteme erişim gerektireceğini belirlemeye yardımcı olur. Sistemlerin entegrasyonu ayrıca bilgi paylaşımı için daha verimli bir yol sağlar ve her departmanın ihtiyaç duyacağı bilgileri hızlı bir şekilde bulur.
Fırsat değerlendirmesi aynı zamanda işletmeye, IWMS yazılımıyla ilişkilendirilecek tüm riskleri ve faydaları en iyi şekilde belirlemek ve tanımlamak için mevcut iş akışını ve sistemleri analiz etme şansı sunacaktır. Tüm bireysel süreçlerin yanı sıra tüm işletim süreçlerini ve işlevleri analiz edecektir.
Fırsat değerlendirmeleri, optimum performans, kullanım kolaylığı ve işlevsellik ile geliştirilmiş ve yönetilen üretkenliği elde etmek için hangi işlevlerin birleştirilmesi gerektiğini ve hangi varlık yönetimi işlevlerinin daha fazla tanımlanması gerektiğini belirlerken faydalıdır.
Magic Quadrant
Bu bölüme başlamadan önce Magic Quadrant nedir bilmekte fayda var. Magic Quadrant, IT (Bilgi Teknolojileri) danışmanlık firması Gartner tarafından yayınlanan, yön, olgunluk ve katılımcılar gibi piyasa eğilimlerini göstermek için özel niteliksel veri analizi yöntemlerine dayanan bir dizi pazar araştırması raporudur.
Analiz edilen birkaç pazar kısımlara bölünmüş olarak incelenmektedir. Bu pazarlardan bazıları, uygulama performans yönetimi, iş süreci analiz araçları, veri entegrasyon araçları, IWMS yazılımı ve BT hizmet yönetimini içerir.
Magic Quadrant için IWMS ile vizyon, strateji, organizasyon, ürünler, hizmetler ve performans için nicel ve nitel kriterler analiz edilebilir. Ayrıca IWMS yazılımıyla ilgili temel bir işlevsel alan olarak sürdürülebilirliği de analiz edilebilir.
Bir tesisin yaşam döngüsünün yönetimi, bir işletmenin karşılaşabileceği en büyük masraflardan biridir. Bir IWMS sistemi içinde optimum performansa ulaşmak için strateji ve işlevsellik gerektirir. Magic Quadrant göre, IWMS sistemi beş temel yetkinlikten oluşur. Bu yetkinlikler arasında 1- yatırım (capital) proje yönetimi, 2- gayrimenkul yönetimi, 3- alan yönetimi, 4- sürdürülebilirlik ve 5- uyum yer alır.
Tüm temel yetkinlikler ele alındığında ve tüm veriler doğru olduğunda, IWMS yazılımı herhangi bir sorun için stratejik çözümlerin kullanılmasına yardımcı olabilir ve iş akışını ve üretkenliği artırabilir. Böylece işletme alan kullanımı, yönetimi ve kiralama yönetimi ile ilgili bilinçli ve bilgili kararlar alarak tesis optimizasyonu yapabilirsiniz.
İşletmenizde IWMS yazılımını uygulamak, gelecekteki sorunları hafifletmeye, tüm bilgilerin güncel olmasını ve doğru bir şekilde tasvir edilmesini sağlamaya yardımcı olacak genel olarak iyi bir karardır. Diğer taraftan IWMS yazılımı işletmenin üretkenliği ve çalışan memnuniyetini artırmaya yönelik fırsatlar yaratmaya yardımcı olabilir.
IWMS Yazılımına Karşı CAFM Yazılımı
CAFM, bir tesis içindeki alan kullanımını ve varlık yönetimini izleyebilen bir alan planlama aracıdır.
IWMS yazılımı ise, bir tesis yönetiminin tüm unsurlarını destekler.
İşletmenizde yalnızca alanı optimize etmek ve alan kullanımını planlayıp uygulamak ve önleyici bakımları takip etmek istiyorsanız, CAFM yazılımı yeterli olabilir.
Çeşitli diğer platformları kapsayacak ve tesisin her şeyi tek bir sistemle izlemesini sağlayacak bir yazılım yönetimi arıyorsanız, o zaman IWMS yazılımı ideal çözümdür. IWMS yazılımı, tesis alanı yönetimi özelliklerinin yanı sıra, enerji, inşaat, yönetim, kiralama yönetimi ve proje yönetimi dahil olmak üzere tesisin diğer her yönünü izlemek için teknoloji ve araçları sunar.
Bir IWMS yazılım çözümü, tesisin ve işletmenin her unsurunu tek bir tesis yönetim sistemi kullanarak izlemenin ve yönetmenin uygun ve anlaşılır bir yoludur ve kullanımı kolay ve işletmenin büyüyen ve değişen ihtiyaçlarına uyum sağlayacak kadar esnektir. CAFM (bilgisayar destekli tesis yönetimi) yazılımı bir tesis yönetimi için tüm ihtiyacı karşılamadığı noktada, IWMS yazılımı işyeri yönetimini daha etkin bir şekilde izleme ve yönetme yolu olarak kullanmaya başlayabilirsiniz.
IWMS Yazılımının Geleceği
Bir çok yazılım bazı trendler ile birlikte hayata geçer ve daha sonra trendler değiştiğinde eş zamanlı olarak beklentiler değişir ve bir süre sonra yazılım kullanılmaz ve atıl hale gelir. Fakat IWMS her geçen gün kritik bir süreç tasarım ve işletim olarak etkinliğini arttırmaya devam ediyor ve bulutu tabanlı bir platforma dönüşüyor. Bu şu anlama geliyor, küçük ve orta ölçekli tesisler binlerce dolar para harcayıp özel yazılım yaptırmasına gerek olmaksızın, raftan kendine en uygun kullanıcı dostu yazılımı alıp kendine göre özelleştirebiliyor. Diğer taraftan daha gelişmiş modüller ile birden çok cihazla etkileşimli bir kullanıcı arayüzü sağlayan modern IWMS sistemlerin geliştirilmektedir. Çalışanların bir mobil uygulama, kiosk veya masaüstünden çeşitli tesis yönetim hizmetlerine erişmesine olanak tanır. En son Verdantix araştırmasında, IWMS yazılımını düşünen yöneticilerin % 80’i, kullanıcı arayüzünün kalitesinin kararlarını etkileyen en önemli faktör olduğunu söyledi.
Her geçen gün durmaksızın geliştirilen IWMS yazılımıyla, gelecekte, çalışanların insanları bulmasına, oda rezerve etmesine, hizmet talep etmesine ve posta veya ziyaretçi almasına olanak tanıyan dijital bir işyeri görevlisi olarak hizmet vermesi beklenmektedir.
IoT (nesnelerin İnterneti) teknolojilerinin ilerlemesi ve bu konuda penetrasyonun artmasıyla birlikte, IWMS yazılımı ve Akıllı Bina çözümlerinin entegre edilerek IWMS + olarak adlandırılacak tek bir platformda çalışması ve ayrıca modern çalışma ortamını yönetmek için sensörlerden gerçek zamanlı verilerin kullanması trend olması beklenmekte.
IWMS Yazılım Üreticileri
Dünyada bir çok yazılım firmaları, paket veya terzi usulü özelleştirilmiş IWMS yazılımı için çözüm üreten firmalar olsa da, özellikle SAAS (software as a service – internet üzerinden aboneliğe bağlı lisanslama ve dağıtım) hizmetleri kapsamında Roomzilla ve SpaceIQ firmaları öne çıkmaktadır.
Makale için kullanılan kaynaklar;
Magic Quadrant https://en.wikipedia.org/wiki/Magic_Quadrant
Total Cost of Ownership https://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership
IWMS Wiki https://en.wikipedia.org/wiki/Integrated_workplace_management_system
IWMS alıntı ve çeviri https://spaceiq.com/
Öngörü araştırması https://www.verdantix.com/
Geri bildirim: Tesis Yönetimi için CAFM Nedir? | Tesis Yöneticisi