Tesis Yönetimi Bütçesi Hazırlık Prensipleri

Tesis Yöneticileri tarafından, her yıl tesislerin operasyonlarına ve hedeflerine uygun olarak eşsiz bir şekilde bütçe hazırlanır. Bir tesisin bütçesini başka bir tesis ile karşılaştırmak işletme standartları ve ihtiyaçlar çoğu zaman farklı olduğu için anlamlı olmaz. Mali kaynakları zengin olan bir tesiste bütçe konusunda rahat bir şekilde planlama yapılırken, mali kaynakları kıt olan bir tesiste ise bütçe hazırlamak çoğu zaman endişeli ve yorucu bir süreç haline gelebilir. İyi hazırlanmış bir bütçe sayesinde, her an çıkacak olarak riskler ve krizler karşısında tesisi yönetmek çok daha rahattır. Tesis yönetiminde sadece bütçe planlamak, ihtiyaç olan paranın belirlenmesi değil aynı zamanda o paranın ne zaman ve ne için harcanacağını ve harcandığında ise harcanan miktarı doğrulamayı ve yönetmeyi de sağlamaktadır. Diğer taraftan tesis yöneticileri için yıllık bütçe hazırlamak ve planlamak, en stresli, yoğun ve sıkıcı işlerin başında gelir. Öyle ki bütçe döneminde çoğu zaman bütçe dışında ki işlerle ilgilenmeye vakit bulmak çok zor hale gelebilir. Çünkü yanlış hazırlanan bir bütçe hem işletmeyi zora sokacak hem de tesisin yönetimi için gerekli olan mali kaynakları bulmakta sıkıntı yaşanacaktır. Bütçe planlaması yapılırken dönemsel olarak karşılık ayrılır dolayısıyla bütçeler aylık, 3 aylık ve 6 aylık harcamalar dikkate alınır ve doğrulama yapmak için planlanan ve harcanan arasında karşılaştırmalar yapılır. Peki madem tesis yönetim bütçesini hazırlamak her tesis için eşsiz ise, bütçeyi hazırlarken neye göre ve nasıl bir çalışma yapmalıyız. İşte bu noktada her ne kadar tesisler arasında farklılıklar olsa da bütçe planlama prensipleri genel olarak aynıdır. Hadi şimdi bir tesisin bütçesini hazırlamak için gerekli olan prensipleri sıralayalım.

Dikiz Aynası

Bütçe hazırlamak için en önemli kaynak geçmiş yıllara ait harcamaların blançosudur. Bu yüzden dikiz aynamıza bakarak geride bırakılan dönemlere ait bütçeler gözden geçirilmelidir. Geçmişte hangi işlere ne kadar kaynak ayrıldığını ve bu kaynakların ne kadarının harcandığını incelemek bize bütçe hakkında kuvvetli öngörüler oluşturacaktır. Dikiz aynası prensibi sadece bütçe hazırlığında değil, bütçenin doğrulanması sırasında bile kullanılması, yani bütçenin hazırlanması ve harcanması sırasında geçmiş dönemlere ait bütçe performans raporları Tesis Yöneticisine yardımcı olacak en büyük araçlardan birisidir. Bu sadece ne kadar harcandığını değil, ne için ve ne zaman harcandığına yönelik bilgilerde sağlayacaktır. Bütçe çalışması yönetimin en dikkat ettiği ve hassas olduğu konuların başında olduğu için, geçen yıllara ait bütçe performansının ve mevcut bütçe performansının sürekli olarak karşılaştırmasının yapılarak yönetim raporlaması açısından sağlıklı açıklamalar ve finansal tablolar oluşturmanızı da sağlayacaktır. Dikiz aynası prensibi, bütçe çalışmasının temel direğidir. Bu direk olmazsa hazırladığınız bütçe yapısı en küçük bir depremde yıkılacaktır.

Dürbün

Bütçe çalışması her zaman geleceğe yönelik yapılır, dolayısıyla gelecek ile ilgili planlamalar mutlaka gözden geçirilmelidir. Tesisin ihtiyaçları belirlenmeli ve planlamalara eklenmelidir. İşte geleceğe yönelik ihtiyaçların belirlenmesi ve bütçe planlarına eklenmesine Dürbün Prensibi diyoruz. Dürbün prensibi çok kritik bir planlama yoksa genelde işletmeye yönelik değil yatırıma yöneliktir. Tesisin yatırım planları gözden geçirilerek ihtiyaç duyulan finansal kaynağın sağlanması için bütçe planlamasına dahil edilmelidir. Bu arada işletme bütçeleri yine yatırıma paralel olarak değişkenlik gösterebilir. Örneğin yazılım, otomasyon vb. teknolojilere yatırım yapıyorsanız işletme bütçesinin düşmesi beklenir. Dolayısı ile bu tip yatırımlar planlanırken dolayısı ile işletme bütçesinin de gözden geçirilmesi faydalı olacaktır. Diğer taraftan ülkenin ekonomik performansı dikkate alınmalı ve bütçe üzerindeki kur ve enflasyon farkları hesaplanmalı ve bütçeye dahil edilmelidir.

Kristal Küre

Dürbün prensibiyle öngördükleriniz bütçelerin ötesinde farklı bütçe ihtiyaçları olabilir. İşte beklenmedik farklı bütçe ihtiyaçları kristal küre ile belirlemeniz mümkün. Kristal küre prensibi piyasa araştırması üzerinden çalışmaktadır. Bunun için yani kristal küreye bakmak için satın alınan ürün ve hizmetler için pazar araştırmaları, rakip analizleri, alternatif çözüm yolları, yaklaşan kira görüşmeleri, sivil toplum ve sendika görüşmelerine bağlı finansal etkiler hesaba katılmalıdır. Unutmayın ki kristal küre prensibi bize sadece bilgi sağlar, yani net bütçeyi vermez. Dolayısıyla kristal küre prensibiyle yaptığınız çalışma sonucunda bir iç görü kararıyla bütçenizi hazırlayabilirsiniz. Kristal küre prensibinin sağladığı bilgi sayesinde, hata payınız genel bütçeye etkisi olmayacak kadar düşük olacaktır.

Kar Zarar

Bazen bir Tesis Yönetimi bütçesi hazırlarken, bütçemizi etkileyecek faaliyet ve maliyetler hakkında emin olmadan kararlar vermek zorunda kalabiliriz. Bunun için emin olmadığımız konular için her bir olasılığı temsil edecek bir tablo oluşturmalıyız. Emin olmadığımız bir bütçe kaleminde olasılıklar nelerdir ve olasılıkların getireceği risklerin minimum ve maksimum maliyetler nelerdir tabloya yazmalıyız. Tablo üzerinde yaptığımız olasılık üzerinden maliyet istatistiğine kar – zarar prensibi diyoruz. Tablo bize sahip olduğumuz tüm belirsizlikleri gidermemize yardımcı olacaktır. Bazen risk ağırlığına bağlı olarak, yani riski yüksek ama gerçekleşme olasılığı düşük çıktığında maliyetler çok yüksek, bazen de çok düşük olarak karşımıza çıktığında birleşik hesaplama yaparak ortalama bir değer atayarak bütçe hata payını düşürebilirsiniz. Tablolarınızı kaybetmeyin, çünkü bütçe çalışması ve daha sonraki bütçe kontrollerinde ve yönetim raporlarında bu tablonuzu kullanmanız gerekecektir. Riske bağlı olarak bütçeye etkisi ağır sonuçlar çıkması durumunda, bütçe için hazırladığınız analiz tabloları esasında sizin hata yapmadığınızı belgeleyecek kanıt dokümanlardır.

Sorgu Lambası

Bir Tesis Yöneticisi bütçe hazırlarken, ekibinden, 3. kişilerden ve firmalardan bilgi talep eder. Gelen bilgiler doğrultusunda bütçeyi şekillendirir. Sorgu lambası prensibimiz gelen her bilginin incelenmesi ve sorguya tabi tutulmasıdır. Her bilginin kabul edilerek bütçelenmesi ileride telafisi mümkün olmayan bütçe hatalarına sebebiyet verebilir. Gelen bilgilerde, özellikle varsayıma dayanan maliyetler mutlaka eleştirel gözle incelenmeli ve dataya inilmelidir. Bütçenin doğru bilgi ve sağlam varsayımlar üzerine inşa edildiğinden emin olunmalıdır. Gelen bilgiler üzerinde, görüşleriniz ve eleştirilerinizin dikkate alınmasını sağlayın, aksi halde sizde yönetimin görüş ve eleştirilerine maruz kalacağınızı unutmayın.

Neşter

Bir Tesis Yönetimi bütçesi çok farklı dinamiğe sahip işlere ve bileşenlerine sahip olacağından, çalışma sırasında kör bir bıçak yerine çok daha keskin olan neşter kullanılması doğru olacaktır. Her bir bütçe kalemini inceleyin ve bütçenin azaltılıp azaltılamayacağına dikkatle bakın. Sadece özet tablolara bakarak bütçenin getirdiği maliyetlerin gerçekten ihtiyacı karşılayıp karşılamadığına yönelik karar vermenizi sağlayacak gerekli araçlara sahip olamazsınız. Özellikle gelir getirici faaliyetleriniz varsa (örn: otopark geliri, oto yıkama geliri) özet tabloların sizi yanıltması mümkün olabilir. Bütçeye yönelik hata ve sorunların tablolarda gizlenmediğini görmek için gelir ve gider satırlarının ayrı ayrı gözden geçirmelisiniz. Gözden geçirmek salt bütçe kalemlerinin kesilmesi için değil aynı zamanda hatayla düşük bütçelenmiş bir kalemin düzeltilmesi için size bir fırsat sağlar. Unutmayın amaç düşük veya yüksek bütçelemek değil doğru bütçelemektir. Dolayısı ile bütçe hazırlık operasyonunda her zaman neşter kullanın.

Bir Tesis Yöneticisinin bütçe hazırlamak için gerekli olan araçları / prensipleri yazmaya çalıştım. Okuduğunuz üzere yazarken çoğu zaman sarkastik başlıklar ve cümleler kurarak açıklamak istedim. Çünkü biliyorum ki bütçe sadece stresli değil aynı zamanda sıkıcı bir çalışma. En azından bu makaleyi okurken bir nebze olsun sıkıcı olan bir konuyu eğlenceli hale getirmeye çalıştım. Esasında bu yazının ilham kaynağı Kanada’da verilen Tesis Yöneticisi için liderlik eğitimidir.