Tedarik Yönetimi

İhale Nedir? İhale Nasıl Yapılır?

İhale bir Tesis Yöneticisinin en iyi ürün ve hizmete, en uygun fiyata, en iyi kaliteye ve en ideal teslim şartlarında sahip olmasıdır. Diğer taraftan ihalenin bir başka amacı ise mal ve hizmete ait nitelik ve fiyatın belirlenmesidir. Dolayısıyla ihale yapılırken mal ve hizmetin fiyatı belirlenmiş, piyasada mal ve hizmet sunan tedarikçiler ile etkileşime geçilmiş, mevcut mal ve hizmete ait fiyat güncellenmiş, mal ve hizmete ait kalite yükseltilmiş olur. Bir hizmete ait ideal ihale periyodu 3 yıldır. Eğer piyasa koşullarında yüksek volatalite varsa ihale periyodu düşürülebilir. Mal alımında ise ihale yapıldıktan sonra piyasa koşullarına ve malın teknolojisinin değişimine göre ihale en geç 3 yılda bir güncellenir. Yapım işlerinde ise ihale projeye uygun olarak tek sefer yapılır. Koşulların değişmesi durumunda ise ihale karşılıklı ihtiyaçlara bağlı olarak güncellenir. İhalenin güncellenmesiyle yani tekrarlanmasıyla sadece mal ve hizmeti alanı değil mal ve hizmet veren tarafın da çıkarları korunmuş olur. Kısaca ihale nedir, ihaleye neden ihtiyaç duyulur ve ihalenin periyodu hakkında bilgi verdik. Hadi şimdi ihale ile ilgili açık denizlere doğru birlikte yüzmeyi öğrenelim.

İhaleler eğer kamu kurumu tarafından yapılıyorsa, şekil ve şartları 4734 no’lu ihale kanununda açıkça belirtilmiş olsa da çok sık değiştiği için periyodik olarak takip etmek her zaman faydalı olacaktır. Dolayısıyla bir kamu kurumunda Tesis Yönetimi yapıyorsanız bu kapsamda yasalar tarafından belirlenmiş kurallara uymanız gerekmektedir. Kabaca kamuda, açık ihale, belli istekler arasında ihale ve pazarlık usulü ihale yapılmaktadır. Eğer bir ihale özel sektör tarafından yapılıyorsa, istek ve ihtiyaca uygun şartlarda ihale gerçekleştirilir. Bu noktada önceliği istekler ve ihtiyaçlar belirlemektedir. Bu kapsamda özel sektörde yapılan ihaleler ise, açık, kapalı ve örtülü ihale olmak üzere 3 şekilde yapılmaktadır.

Konumuz her ne kadar ihale olsa da ihaleye giden bir yolculuğun unutulmaması gerekir. Yani ihale için gerekli olan talebin kurum içinde Satın Alma birimine yapılıyor olması gerekiyor. İhale öncesi, öncelikli olarak ihale edilecek, mal, hizmet veya yapıma ait ihtiyaçların yani kalemlerin belirlenmesi, bütçenin oluşturulması, iç talebin yapılmış olması ve nihayetinde ihaleye çıkılacak satın alma şartnamesinin oluşturulması gerekmektedir. Pratikte esasında günümüzde şartnameler artık soft sözleşme olarak hazırlanmakta, anlaşma sonrası ise soft sözleşme, maddi ve hukuksal düzenlemeler ile hard sözleşme haline getirilmektedir. (Literatürde böyle bir kavram yok, bu tamamen benim tecrübelerim sonucu oluşan bir deneyimlerdir.) Madem ihale öncesi süreci yazdım, ihale sonrası süreci de birkaç cümle ile özetlemek gerekir. İhale sonrası sözleşme hazırlanır, karşılıklı imza edilir ve noter onayı alınır. Noter tarafından onaylanmamış sözleşmelerin hukuksal açıdan karşılığı çok düşüktür. Sözleşme imza ve noter onayı sonrası, nakliye, teslim tesellüm, irsaliye ve fatura ile süreç son bulur. Eğer satın alma sonrası garanti ve hizmet devam edecekse sözleşme kapsamında belirlenen kurallar çerçevesinde sözleşme bitiş tarihine kadar karşılıklı ilişki devam eder.

İhaleler tek defalık bir rekabet ortamı değildir, yani ihale sonucu tatmin etmezse ihale tekrar edilebilir veya prensip oluşturularak belli bir tekrarı olan ihale yapıla bilinir. Örneğin kurumun kabulleri doğrultusunda bir hizmet satın alımı için ihale açılır, tüm firmalar teklif verdikten sonra kapatılır. Daha sonra en iyi teklif veren firmalar arası tekrar bir ihale açıla bilinir. Hatta bazı kişiler buna itiraz edecektir ama piyasada ki pratikler gösteriyor ki çoğu zaman ihaleler yapıldıktan ve en iyi teklif alındıktan sonra tüm ihtiyaçlara cevap verebilecek niteliğe sahip olan firma en iyi teklifi vermemişse en iyi teklif bu firmaya sunulmaktadır. Bu her ne kadar etik olmasa da piyasada bu pratikte iş yapan bir çok firma vardır. Örneğin tesisimizde çalışanların koltuklarını değiştireceğiz. Bu kapsamda 500 koltuk için ihale açacağız. Koltuk ile ilgili şartnameyi hazırladık ve koltuk firmalarını ihaleye davet ettik. 10 firma teklifini sundu. En iyi teklif veren 5 firma ile ikinci tur ihale yapıldı. Burada ki en iyi teklif sonrası fiyat belirlenmektedir. Bu fiyat sonrası eğer kurum en iyi teklifi veren firmanın koltuklarının iyi kalitede olduğunu ve veya satış sonrası desteğinin yetersiz olduğunu düşünürse, en iyi fiyatı 5 firma arasından herhangi birine sunar. Kabul edilmesi durumunda ise sözleşme yapılır. Yani özel sektörde ihalede en iyi teklifi vermek her zaman ihalenin kazanılacağı anlamına gelmez.

Kapalı, örtülü veya açık fark etmeksizin ihalelerde en çok karşılaşılan durum ihalenin uzatılmasına yönelik kararların alınmasıdır. Bu kapsamda bir çok seçenek bulunmaktadır. Bunları sıralayacak olursak.

  • Otomatik Uzatma; Teklif verdikçe, en iyi teklif geçildiğinde,
  • Uzatma Kapsamı; Tüm kalemler, Sadece teklif verilen kalemler
  • İhale uzatma sayısı; 1’den 10 kadar bir sayı
  • İhale için bir uzatma süresi; 1’den 10’a kadar bir sayı
  • İhale uzatma başlangış saati; İhale kapanış saati, teklif verme zamanı

İhale tamamladıktan sonra ihaleye davet edilen firmalara ihalenin kapandığına yönelik mesaj iletilir. Bu kapsamda tüm katılımcılara veya sadece teklif veren firmalara bilgi verilmesi konusunda karar verilmelidir. Pratik uygulamada genelde davet edilenler değil ihalede teklif veren firmalara ihalenin tamamlandığına yönelik bilgilendirme yapılmaktadır. Her davet edilen firma ihaleye katılmayabilir, dolayısı ile ihaleye katılmamış bir firmaya bilgilendirme yapmak çok anlamlı değil.

Günümüzde bir çok firma ihalelerini teklif usulü mail ile almaktadır. Kurumsal olan firmalar ise bu konuda dikey uzmanlaşmış dijital platformlardan destek alarak yapmaktadırlar. Dijital platformlarda yapılan ihaleler daha tarafsız ve ihaleye teklif veren firmaların daha çok güvendiği platformlar olduğunu söyleyebilirim. Bu platforma bir ihale açtığınızda oluşturduğunuz kurallara uygun olarak istekli tedarikçiler tekliflerini iletmekte ve online rekabet ortamını izlemektedirler. Esasında kuraldan kast ettiğim bu izleme konusudur.

İhalenin daha rekabetçi ama tarafsız olması için bazı kurallar koyabilirsiniz. Örneğin;

  • Firmaların ismini vermeden A firması, B firması, C firması olarak teklif vermelerini sağlayabilir ve firmalar sadece rakiplerini har olarak görür. Böylece ihaleye kimlerin katıldığını bilmeden teklif sunarlar.
  • Firmalar doğrudan rakiplerin verdiği teklif tutarını görebilir ve bu tutara göre teklif stratejisini güncelleyebilir.
  • Firmalar verilen teklifi görmez ama en iyi fiyat sıralamasını görebilir. Böylece firmalar sıralamada üste çıkmak için daha iyi bir teklif sunabilir.

Tesis Yönetim hizmetlerinin hemen hepsi ihale ile karşılandığı için, bu konuda yöneticilik yapan profesyonellerin ihale ile ilgili detaylara hakim olması, en iyi mal, hizmet veya yapıyı en iyi şartlara ve fiyata sahip olmasını sağlayacaktır. Böylece bir taraftan iyi bir bütçe yönetimi yaparken diğer taraftan ise tesis için gerekli olan ihtiyaçları optimum fayda ve fiyatta sahip olacaktır.

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir